Consolidation financière : focus sur les meilleures pratiques pour une communication efficace

Sans consolidation, il peut être difficile d'évaluer les performances financières des différents départements.

Les états financiers consolidés offrent une vue véritable de la santé financière et des performances d'une entreprise.

Que l'entreprise ait quelques succursales différentes ou qu'elle soit une société cotée à l'échelle internationale, les meilleures pratiques de consolidation financière peuvent être difficiles à maîtriser. L'entrée sur de nouveaux marchés signifie que vous exploitez plusieurs entités, de sorte que les entreprises doivent réfléchir à la consolidation financière et à la manière de relever ses défis.

Pourquoi la consolidation financière est-elle importante ?

La consolidation financière aide les dirigeants d'entreprise à comprendre les performances de chaque département grâce à une communication précise et cohérente. Cela signifie que les données sont facilement disponibles dans une seule source de vérité, ce qui est essentiel dans le monde d'aujourd'hui, où la croissance s'accélère dans la plupart des secteurs grâce aux avancées technologiques. Elle permet aux entreprises mondiales de respecter les réglementations locales car les rapports peuvent être décomposés au niveau régional. De plus, la capacité à générer des états financiers mensuels aide les entreprises à rester en phase avec les prévisions, les budgets, les objectifs et les objectifs organisationnels. La consolidation financière permet aux équipes financières d'évaluer avec précision les risques et les opportunités grâce à des données précises provenant de toutes les entités organisationnelles. Elle donne également aux investisseurs une vue claire des finances.

Défis de la consolidation financière à prendre en compte

La consolidation financière permet à toutes les parties prenantes, aux régulateurs et aux auditeurs de comprendre clairement les finances d'une entreprise. Cependant, comme pour tout processus, il est important que les équipes financières comprennent les défis auxquels elles seront confrontées lors de la consolidation de leurs données financières.

Données inexactes

Des données inexactes, peu fiables ou cloisonnées, généralement dues à des erreurs humaines lors de la saisie manuelle, sont une source de préoccupation majeure. La saisie manuelle est une tâche fastidieuse et laborieuse qui entraîne souvent des erreurs. Déterminer l'exactitude et l'intégrité des données provenant de sources multiples est presque impossible et peut prendre de nombreuses heures pour être corrigé si des erreurs sont repérées. Cela entraînera des opportunités manquées, des non-conformités, et souvent une perte de temps coûteuse, avec le risque potentiel d'amendes en cas d'inexactitudes ou de non-conformités.

Sécurité

Lorsque les équipes financières se fient à des feuilles de calcul pour suivre les données, celles-ci peuvent être manipulées et modifiées, que ce soit intentionnellement ou non. Le suivi de la source de manipulation des données ou de la fraude peut être presque impossible, mais les entreprises doivent néanmoins trouver des moyens de le prévenir.

Transactions interdépartementales

Lorsqu'une entreprise doit rendre compte des transactions interdépartementales et effectuer des ajustements, par exemple entre deux filiales ou avec une société mère, cela peut être chronophage et entraîner des goulots d'étranglement dans la production des rapports de consolidation et de clôture, en particulier lorsque plusieurs versions des données de consolidation financière sont stockées dans des feuilles de calcul.

Évolutions des réglementations en matière de reporting

Les directives de reporting, les exigences légales et les réglementations de conformité évoluent constamment, mais elles constituent une partie essentielle de la consolidation. Par conséquent, malgré le défi que cela représente, les entreprises doivent suivre ces changements.

Devises et taux de change

Les réglementations comptables et les normes varient d'un pays à l'autre. Chaque entité organisationnelle doit respecter les normes de reporting de son pays. S'assurer que cela soit reflété dans les états financiers consolidés de l'entreprise peut être un défi s'il est fait manuellement.

Meilleures pratiques pour la consolidation financière.

• Élaborer des normes et des processus cohérents de gestion des données dans l'ensemble de l'entreprise, garantissant ainsi l'exactitude des données, y compris des conventions de dénomination cohérentes.
• Automatiser les processus pour éviter la saisie manuelle des données.
• Réaliser régulièrement des contrôles de qualité des données.
• Investir dans un logiciel de consolidation financière spécialisé qui s'intègre parfaitement avec tous les autres systèmes et inclut la consolidation financière. Lors du choix du logiciel, veiller à ce qu'il ait été conçu en tenant compte des normes de conformité.
• S'assurer que le logiciel est conforme aux normes comptables mondiales et locales.
• Permettre aux équipes financières de fournir des pistes d'audit appropriées avec les bons outils et processus.
• Maintenir à jour les politiques de gestion des données pour que les équipes financières soient conscientes de l'importance de l'intégrité des données.
• Limiter l'accès aux données sensibles et la capacité à les manipuler.

La technologie pour la consolidation financière

La consolidation financière optimale nécessite un processus rigoureux de collecte de données précises, une gestion de projet efficace dans tous les services, et la conformité à toutes les réglementations comptables locales. À mesure qu'une entreprise se développe, la consolidation devient de plus en plus complexe. Néanmoins, de nombreuses entreprises en croissance continuent de s'appuyer sur des outils obsolètes, des processus manuels, des systèmes hérités et des solutions qui entravent leur croissance.

Les entreprises doivent investir dans un système ERP et FP&A qui offre aux équipes financières un moyen efficace et convivial de consolider les données financières, d'effectuer des rapports de groupe et de connecter tous les utilisateurs dans un seul système, où qu'ils se trouvent dans l'organisation. Une solution ERP qui comprend l’élaboration budgétaire et le pilotage de la performance (FP&A) facilite la réconciliation inter-entités en redonnant le contrôle aux entités elles-mêmes tout au long de l'exercice fiscal.

La bonne solution saura :

• Automatiser l'importation des données à partir de différents systèmes sources.
• Permettre la saisie de données en ligne.
• Être une application personnalisable et multilingue.
• Disposer d'un processus intégré pour la réconciliation préalable et l'approbation des transactions inter-sociétés basées sur les monnaies fonctionnelles.
• Avoir un processus de consolidation prédéfini avec des agrégations et des éliminations automatiques.
• Utiliser la conversion de devises basée sur différents taux de change (clôture, moyenne périodique, moyenne mensuelle pondérée, historique).
• Prendre en charge les normes IFRS et les PCGR locaux.
• Avoir un flux de travail de consolidation clair avec un suivi de l'état, des règles de consolidation et des tâches spécifiques aux rôles.
• Fournir une piste d'audit et un processus de consolidation automatique, y compris une journalisation et des capacités de forage.
• Produire des états financiers consolidés ; modèle de rapport IFRS, y compris des informations préalablement définies et des états de flux de trésorerie.
• Intégrer des graphiques, une analyse graphique et des tableaux de bord.
• S'intégrer à d'autres systèmes tels que MS Office pour transférer des données vers Word, Excel ou PowerPoint.
• Avoir des évaluations prédéfinies (mensuelles, cumulées) et des flux de travail prédéfinis (ensemble de rapports, élimination inter-sociétés, consolidation des capitaux et écritures de consolidation manuelles).
• Garantir la conformité aux réglementations légales.
• Intégrer une grande précision, sécurité et rapidité dans votre processus de consolidation.
• Fournir de la transparence et favoriser de meilleurs résultats grâce à une documentation complète sur la consolidation.
• Offrir des rapports externes et internes efficaces grâce à une distribution automatique des rapports et des outils de conception visuelle.
• Donner à vos équipes une vue d'ensemble afin que toutes les données de consolidation (y compris tous les commentaires et les pièces jointes) puissent être évaluées directement dans votre solution.
• Ouvrir les données consolidées à l'analyse en libre-service.

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