Financiële consolidatie: Beste pratice voor effectieve rapportage

Zonder consolidatie kan het moeilijk zijn om de financiële prestaties over verschillende afdelingen te beoordelen.

Geconsolideerde financiële overzichten bieden een waarheidsgetrouw beeld van de financiële gezondheid en prestaties van een organisatie.

Of een bedrijf nu een paar verschillende vestigingen heeft of een internationaal genoteerde onderneming is, de beste praktijken voor financiële consolidatie kunnen moeilijk te beheersen zijn. Het betreden van nieuwe markten betekent dat je met meerdere entiteiten werkt, dus organisaties moeten nadenken over financiële consolidatie en hoe ze de uitdagingen ervan kunnen aanpakken.

Waarom is financiële consolidatie belangrijk?

Financiële consolidatie helpt organisatieleiders het prestatieniveau van elke afdeling te begrijpen via nauwkeurige en consistente rapportage. Dit betekent dat gegevens direct beschikbaar zijn in één bron van waarheid, wat essentieel is in de hedendaagse wereld, waar de groei in de meeste sectoren versnelt als gevolg van technologische vooruitgang. Het zorgt ervoor dat internationale organisaties voldoen aan lokale voorschriften, omdat rapporten kunnen worden opgesplitst naar regionaal niveau. En het vermogen om maandelijkse financiële overzichten te genereren, helpt organisaties op koers te blijven met prognoses, budgetten, doelstellingen en organisatiedoelen. Financiële consolidatie betekent dat financiële teams nauwkeurig risico's en kansen kunnen beoordelen met nauwkeurige gegevens van alle organisatorische entiteiten. Het geeft ook investeerders een duidelijk beeld van de financiën.

Click to read FP&A product brochure (NL) (gated)

Uitdagingen bij financiële consolidatie om te overwegen

Financiële consolidatie biedt alle belanghebbenden, regelgevers en accountants een duidelijk inzicht in de financiën van een organisatie. Maar, zoals bij elk proces, is het belangrijk dat financiële teams begrijpen tegen welke uitdagingen ze zullen aanlopen bij het consolideren van hun financiële gegevens.

Onnauwkeurige gegevens

Onnauwkeurige, onbetrouwbare gegevens, of gegevens die geïsoleerd zijn, meestal als gevolg van menselijke fouten bij handmatige invoer, vormen een enorm punt van zorg. Handmatige invoer is een omslachtige, tijdrovende taak en leidt vaak tot fouten. De nauwkeurigheid en integriteit van gegevens uit meerdere bronnen vaststellen is bijna onmogelijk en kan vele uren in beslag nemen om te corrigeren als fouten worden ontdekt. Het zal leiden tot gemiste kansen, niet-naleving en vaak kostbare verspilde tijd, met het potentiële risico van boetes voor onnauwkeurigheid of niet-naleving.

Beveiliging

Wanneer financiële teams vertrouwen op spreadsheets om gegevens bij te houden, kunnen deze worden gemanipuleerd en gewijzigd, of dit nu opzettelijk gebeurt of niet. Het bijhouden van de bron van gegevensmanipulatie of fraude kan bijna onmogelijk zijn, maar organisaties moeten toch manieren vinden om dit te voorkomen.

Interdepartementale transacties

Wanneer een organisatie moet rapporteren over en aanpassingen moet maken voor interdepartementale transacties, zoals tussen twee dochterondernemingen of met een moederbedrijf, kan dit tijdrovend zijn en leiden tot knelpunten bij het produceren van rapporten voor consolidatie en afsluiting, vooral met meerdere versies van financiële consolidatiegegevens opgeslagen in spreadsheets.

Veranderingen in rapportagevoorschriften

Richtlijnen voor rapportage, wettelijke vereisten en nalevingsvoorschriften veranderen voortdurend, maar ze vormen een essentieel onderdeel van consolidatie, dus ondanks de uitdaging moeten organisaties deze wijzigingen bijhouden.

Valuta's en wisselkoersen

Boekhoudvoorschriften en -normen verschillen van land tot land. Elke entiteit moet voldoen aan de rapportagestandaarden van haar land. Ervoor zorgen dat dit wordt weerspiegeld in de geconsolideerde financiële verklaring van het bedrijf kan een uitdaging zijn als dit handmatig wordt gedaan.

Best practices voor financiële consolidatie

• Ontwikkel consistente normen en processen voor gegevensbeheer in de hele organisatie die de nauwkeurigheid van gegevens waarborgen, inclusief consistente benamingconventies.
• Automatiseer processen om handmatige gegevensinvoer te vermijden.
• Voer regelmatig controles uit op de kwaliteit van gegevens.
• Investeer in gespecialiseerde financiële consolidatiesoftware die naadloos integreert met alle andere systemen en financiële consolidatie omvat. Bij het selecteren van software moet ervoor worden gezorgd dat deze is ontworpen met nalevingsnormen in gedachten.
• Zorg ervoor dat de software in lijn is met wereldwijde en lokale boekhoudnormen.
• Stel financiële teams in staat om passende audittrails te bieden met de juiste tools en processen.
• Houd gegevensbeheerbeleid actueel om ervoor te zorgen dat financiële teams zich bewust zijn van het belang van gegevensintegriteit.
• Beperk de toegang tot gevoelige gegevens en de mogelijkheid om deze te manipuleren.

Technologie voor financiële consolidatie

Beste practive voor financiële consolidatie vereist een grondig proces voor het verzamelen van nauwkeurige gegevens, effectief projectmanagement in alle afdelingen, en naleving van alle lokale boekhoudvoorschriften. Naarmate een organisatie groeit, neemt de complexiteit van consolidatie toe. Toch vertrouwen veel groeiende bedrijven nog steeds op verouderde tools, handmatige processen, legacy-systemen en oplossingen die hun groei belemmeren.

Organisaties die investeren in een ERP- en FP&A-systeem profiteren van een efficiënte, gebruiksvriendelijke manier dat finance teams helpt om financiële gegevens te consolideren, groepsrapportage uit te voeren en alle gebruikers in één enkel systeem te verbinden, waar ze zich ook in de organisatie bevinden. Een ERP-systeem dat financiële planning en analyse (FP&A) omvat, vereenvoudigt intercompany-reconciliatie door de controle terug te geven aan de entiteiten zelf gedurende het fiscale jaar.

De juiste softwareoplossing:

• Automatiseert het importeren van gegevens uit verschillende bronsystemen.
• Staat webgebaseerde gegevensinvoer toe.
• Is een aanpasbare en meertalige toepassing.
• Heeft een ingebouwd proces voor de voorafgaande afstemming en goedkeuring van interne transacties op basis van functionele valuta.
• Heeft een vooraf gedefinieerd consolidatieproces met automatische aggregatie en eliminatie.
• Gebruikt valutawisseling op basis van verschillende wisselkoersen (afsluitend, periodegemiddelde, maandelijks gewogen gemiddelde, historisch).
• Ondersteunt zowel IFRS als lokale boekhoudnormen.
• Heeft een duidelijke consolidatieworkflow met statusmonitor, consolidatieregels en taken die specifiek zijn voor functies.
• Biedt een audittrail en een automatisch consolidatieproces, inclusief journaalposten en drill-down-mogelijkheden.
• Produceert geconsolideerde financiële overzichten; IFRS-rapportagesjabloon, inclusief vooraf gedefinieerde toelichtingen en kasstroomoverzichten.
• Integreert grafieken, grafische analyses en dashboards.
• Integreert met andere systemen zoals MS Office om gegevens over te zetten naar Word, Excel of PowerPoint.
• Heeft vooraf gedefinieerde evaluaties (bijvoorbeeld maandelijks, cumulatief) en vooraf gedefinieerde workflows (bijvoorbeeld rapportagepakket, intercompany-eliminatie, kapitaalconsolidatie en handmatige consolidatieboekingen).
• Zorgt voor naleving van wettelijke voorschriften.
• Bouwt hoge nauwkeurigheid, beveiliging en snelheid in je consolidatieproces.
• Biedt transparantie en bevordert betere resultaten met goed gedocumenteerde consolidatie-informatie.
• Levert efficiënte externe en interne rapportage met automatische rapportdistributie en visuele ontwerptools.
• Geeft teams het volledige beeld, zodat alle consolidatiegegevens (inclusief alle opmerkingen en bijlagen) rechtstreeks in je oplossing kunnen worden geëvalueerd.

Hoe Unit4 jouw organisatie kan helpen

Onze intelligente ERP- en FP&A-softwareoplossingen doen dit allemaal. Ze stellen finance teams in staat om meer tijd te besteden aan het leveren van inzichten en het creëren van waarde voor het bedrijf. We helpen ze de cijfers dieper te begrijpen en deze inzichten om te zetten in actie voor betere bedrijfsresultaten en nauwkeurige consolidatie.

Benut de kracht van volledig afgestemde teams en de intelligente FP&A-software van Unit4 om succes te behalen. Onze oplossingen helpen je door geautomatiseerde FP&A, budgetbeheer en financiële prognoses te combineren met zeer interactieve dashboards en krachtige, vooraf geconfigureerde modellen.

Onze cloud FP&A-softwareoplossing stelt medewerkers in staat betere en snellere manieren om de cijfers te gebruiken - via slimmere planning, budgettering, prognoses, rapportage, visualisatie en analyses. Je organisatie kan een flexibele, geïntegreerde aanpak hanteren voor al je financiële planningsbehoeften, of het nu gaat om het plannen van kasstromen, het beheren van operationele budgetten of het voorspellen van omzet, kosten en inkomsten.

Organisaties kunnen hun bedrijfsvoering beter beheren met toonaangevende software voor financiële planning en analyse (FP&A), enterprise resource planning (ERP) en human capital management (HCM).

Bekijk hier de People Experience-suite van Unit4.