Votre établissement d’enseignement supérieur dispose-t-il du temps nécessaire afin de vous concentrer sur l’aspect stratégique ?

La réalité étant qu’aujourd’hui, la plupart des établissements d’enseignement supérieur ne disposent pas du temps souhaité pour se concentrer sur la stratégie. Une étude récente a révélé que 81 % d’entre eux ne sont pas en mesure d’effectuer toute la planification stratégique qu’ils voudraient. Mais pour quelles raisons ?

Les établissements d’enseignement supérieur se heurtent-ils à un mur administratif ?

Pour une grande partie de ces établissements, il existe un obstacle considérable, mais néanmoins évident à la planification stratégique. L’administration

Qu’entendons-nous par administration, et pourquoi constitue-t-elle un obstacle ? L’administration peut prendre une multitude de formes, mais ce sont habituellement ces tâches indispensables et chronophages, qui n’ont cependant pas de valeur ou d’avantage direct. Il s’agit généralement d’éléments comme la saisie des absences et des dépenses, les demandes d’approvisionnement, la vérification des fonds, l’attente de demandes d’approbation qui peuvent s’égarer dans des boîtes de réception qui débordent, etc.

Ce genre de tâches permet le bon fonctionnement de votre établissement et la connexion avec vos équipes. Le point délicat étant, et pas des moindres, que ces tâches n’ont pas autant de valeur que d’autres travaux plus stratégiques ou académiques que vos étudiants et votre communauté mettent en œuvre.

Les coûts réels des tâches adminitratives non contrôlée

La question est la suivante : pourquoi, si elles sont si nécessaires, les évoquons-nous comme une source de problèmes ?

Le problème ne réside pas dans les tâches elles-mêmes ou ce qu’elles font ; c’est leur croissance exponentielle au fil des années. Non contrôlés et non gérés, de nombreux établissements d’enseignement supérieur se sont retrouvés noyés sous l’énorme volume de tâches administratives qu’ils gèrent, soit par habitude (pour contourner des processus inflexibles), ou alors par nécessité.

Celles-ci peuvent provenir d’une combinaison variée de changements apportés aux exigences réglementaires, d’attentes des étudiants, de processus obsolètes et de numérisation. Mais quelle que soit leur origine, elles produisent le même effet, à savoir vous faire perdre de vue vos objectifs en vous empêchant de vous concentrer sur ce qui compte le plus, ce qui a un impact négatif sur ce que vous et vos collaborateurs puissiez accomplir.

De plus, le volume considérable de tâches administratives que la plupart des établissements gèrent aujourd’hui au quotidien n’a cessé de croître au rythme de l’apparition de nouvelles technologies et d’exigences réglementaires. Cela ne fait qu’engloutir toujours plus le temps précieux et limité de votre équipe jusqu’à ce qu’au bout du compte, vos employés finissent par effectuer davantage d’administration que de travail à proprement parler.

Comment les établissements surmontent-ils l’administration pour devenir plus agiles et résilients ?

Pour réussir dans le monde professionnel moderne, un établissement d’enseignement supérieur doit pouvoir s’appuyer sur deux éléments : la technologie et le personnel. Selon le rapport sur les perspectives de l’industrie de Higher Ed Dive, La résilience pour l’avenir de l’enseignement supérieur,

Les établissements doivent disposer d’une technologie qui capture l’information adéquate au moment opportun et la transmet aux personnes disposées à en faire usage afin de faire progresser la mission institutionnelle

L’étude identifie cependant également la dernière pièce cruciale de ce puzzle afin de rendre les établissements plus agiles et résilients. En dehors de leur technologie et de leurs employés et ce, pour avoir un impact concret, le personnel des établissements doit pouvoir utiliser cette technologie afin de prendre des décisions fondées sur des données accessibles et fiables avec des informations exploitables.

La bonne nouvelle étant que de nombreux établissements ont pris conscience qu’il existe un décalage historique entre la technologie utilisée et leur personnel. Avec des outils sélectionnés dans le passé pour les tâches à accomplir, et non pour les employés qu’ils devaient aider. Ce qui a conduit à la multiplication des technologies qui ont permis d'accomplir une tâche en créant d'autres tâches ailleurs pour les relier à d'autres applications ou processus.

Heureusement, les établissements prennent désormais conscience que la valeur de la technologie provient de sa connectivité, de sa flexibilité et de sa facilité d’utilisation, plutôt qu’uniquement de ses fonctionnalités. Cela signifie que l’enseignement supérieur est en voie d’atteindre sa transformation. Selon le rapport Higher Ed Dive, il est devenu évident que pour la plupart des établissements :

Les meilleurs investissements des établissements se situent dans la modernisation de leur approche de la technologie, des données et des opérations pour s’assurer qu’elles peuvent être résilientes face à l’incertitude persistante 

La technologie est donc la réponse, non pas le problème, est-ce juste ?

Assez curieusement, bien qu’elle soit l’un des facteurs les plus importants à la hausse des tâches administratives qui empêchent vos employés de prendre des décisions plus judicieuses ou d’entreprendre des mesures plus décisives, la technologie (ou du moins, la technologie adaptée) se résume à la manière dont vous surmonterez cet obstacle administratif.

Les données ont d’ailleurs pris une nouvelle place d’importance dans ce processus, permettant aux établissements qui opérationnalisent leurs données de planification et d’analyse financières de créer des plans d’urgence et de prévision réels en fonction des données institutionnelles holistiques.

Grâce à la solution adéquate qui automatise l’administration, unifie les données, connecte les employés et les services et renforce la prise de décision, les établissements peuvent accomplir davantage. Cette technologie permettra aux établissements de maîtriser le foisonnement des tâches administratives. Mais aussi et surtout, cela améliorera également l’expérience professionnelle des employés, et ainsi le travail stratégique qu’ils fournissent, au travers de l’ensemble de votre établissement.

Le résultat final ? Grâce à une structure en place adaptée, les établissements d’enseignement supérieur peuvent aborder les défis de front et les transformer en opportunités.