Heeft jouw instelling voor hoger onderwijs voldoende om zich te richten op strategie?

De realiteit is dat de meeste instellingen voor hoger onderwijs vandaag niet de tijd hebben die ze zouden willen om zich te focussen op strategie. Uit een recente studie blijkt dat 81% van hen niet zoveel aan strategische planning doet als ze zouden willen. Maar waarom?

Lopen instellingen voor hoger onderwijs tegen een administratieve muur aan?

Voor een groot deel van deze instellingen is er een belangrijk maar duidelijk obstakel voor strategische planning: admin.

Wat bedoelen we met administratie, en waarom is het zo'n obstakel? Administratie kan vele vormen aannemen, maar meestal hebben we het over die noodzakelijke taken die tijd kosten, maar geen directe waarde of voordeel hebben. Meestal gaat het dan om zaken als afwezigheden en onkosten boeken, inkoopaanvragen doen, fondsen controleren, wachten op goedkeuringsaanvragen die verloren gaan in de mail, enzovoort.

Dit soort taken houdt jouw instelling draaiende en je teams verbonden. Maar ze zijn niet zo direct waardevol als meer strategisch of academisch gedreven werk gericht op uw studenten en de community.

De werkelijke kosten van ongecontroleerde administratie

De vraag is waarom we erover praten alsof ze een probleem zijn, als ze zo noodzakelijk zijn?

Het probleem is niet de taken zelf; het is hun exponentiële groei door de jaren heen. Veel instellingen voor hoger onderwijs zijn bedolven onder de enorme hoeveelheid ongecontroleerde en onbeheerde administratieve taken die zij beheren. Hetzij uit gewoonte om te werken met inflexibele processen of uit noodzaak.

Deze kunnen voortkomen uit een combinatie van veranderende wettelijke vereisten, verwachtingen van studenten, verouderde processen en digitalisering. Maar waar ze ook vandaan komen, ze hebben allemaal hetzelfde effect: je verliest je doelstellingen uit het oog doordat het werk dat ertoe doet in de weg staat en een negatieve invloed heeft op wat jij en je mensen kunnen bereiken.

Daar komt nog bij dat de hoeveelheid administratieve taken die de meeste instellingen tegenwoordig dagelijks uitvoeren, alleen maar is blijven toenemen met het tempo waarin nieuwe technologieën en wettelijke voorschriften hun intrede doen. Dit slokt alleen maar meer en meer van de waardevolle en beperkte tijd van jouw team op, totdat uiteindelijk veel van je mensen meer administratie doen dan werk.

Hoe kunnen instellingen hun administratie verbeteren om wendbaarder en veerkrachtiger te worden?

Voor succes op de moderne werkplek moet een instelling voor hoger onderwijs kunnen vertrouwen op twee dingen: technologie en mensen.

Higher Ed Dive's Industry Outlook Report, Higher Ed's Resilient Future:

"Instellingen hebben technologie nodig die de juiste informatie op het juiste moment vastlegt en deelt met mensen die bereid zijn deze te gebruiken om de institutionele missie te bevorderen."

Maar de studie identificeert ook het laatste cruciale stukje van de puzzel om instellingen wendbaarder en veerkrachtiger te maken. Naast technologie en mensen, is het belangrijk dat instellingen in staat zijn om technologie te gebruiken om beslissingen te nemen op basis van toegankelijke, betrouwbare data en bruikbare inzichten.

Het spannende nieuws is dat veel instellingen zich realiseren dat er een historische kloof is tussen de technologie die ze gebruiken en hun mensen. Tools werden in het verleden geselecteerd voor de taken die ze uitvoerden, en niet voor de mensen die ze ondersteunden. Dit leidde tot de opkomst van technologie die een taak uitvoerde door elders meer taken toe te voegen en koppelingen te maken met andere technologieën of processen.

Gelukkig beseffen instellingen nu dat de waarde van technologie komt van haar connectiviteit, flexibiliteit en bruikbaarheid, in plaats van alleen haar mogelijkheden. Dit betekent dat het hoger onderwijs zijn reis naar transformatie voortzet. Volgens het Higher Ed Dive rapport, is het duidelijk geworden dat voor de meeste instellingen geldt:

"De beste investering die instellingen kunnen doen is het upgraden van hun benadering van technologie, data en operaties om ervoor te zorgen dat ze veerkrachtig kunnen zijn in het licht van de voortdurende onzekerheid.

Technologie is dus het antwoord, niet het probleem?

Ondanks dat technologie een grote bijdrage levert aan de stijging van de administratieve taken die je mensen belemmeren om slimmere beslissingen te nemen, is technologie de manier waarop je de administratieve obstakels kunt overwinnen.

"Data heeft een belangrijke plaats in het proces ingenomen, waardoor instellingen die hun financiële planning en analyse-data operationaliseren, real-life rampen- en prognoseplannen kunnen maken op basis van holistische institutionele data."

Met de juiste oplossingen om je administratie te automatiseren, data samen te brengen, mensen en afdelingen met elkaar te verbinden en besluitvorming mogelijk te maken, kunnen instellingen meer bereiken. Deze technologie zal instellingen helpen de wildgroei aan administraties onder controle te krijgen. Wat nog belangrijker is, het zal ook de werkervaring van mensen, en dus het strategische werk dat ze leveren, binnen jouw instelling verbeteren.

"Het resultaat? Met de juiste structuur kunnen instellingen voor hoger onderwijs uitdagingen het hoofd bieden en omzetten in kansen."