Hvorfor anser eksperter fleksibilitet som et must innen FP&A?

Når 89 % av alle selskaper sier at deres evne til å forutse viktige hendelser er lav eller umulig, er det da i det hele tatt noen vits i å planlegge? Absolutt, men prosessen må være smidig og fleksibel.

Vi vet alle at planlegging og prognosearbeid er vanskelig og at det er store utfordringer i disse tider med konstant endring, men er det et mer grunnleggende problem med FP&A? Dette er et spørsmål som eksperter og beslutningstakere stiller seg sammen med spørsmål som: Er strategien vår fortsatt relevant? Har vi passende teknisk støtte? Finnes det en bedre måte å jobbe på?

Økonomisk planlegging og prognoser blir sett på med mistenksomhet

I studien «The future of planning» utført av Business Application Research Center (BARC), framkom det at 95 % av alle organisasjoner opplever planleggings- og prognoseprosessen som problematisk. Men er planlegging virkelig så ineffektiv? Og i så fall, hvorfor bruker vi så mye tid på det?

Problemet er at tradisjonelle budsjetteringsmetoder ikke holder tritt med det raske endringstakten vi nå har måtte venne oss til. Det positive er at dette kan endres. Men det trengs mange endringer. Velkommen til en ny verden med fleksibelt planleggingsarbeid.

La oss se nærmere på følgende utfordringer:

• Hvorfor fungerer ikke tradisjonelle metoder?
• Hva blir konsekvensen dersom planarbeidet ikke fungerer?
• Hva betyr fleksibel planlegging?
• Hvordan gjøre planleggingsarbeidet mer fleksibelt?

Hvorfor holder ikke tradisjonell planlegging mål?

Det har vist seg at etter hvert som markedet blir mer og mer dynamisk og komplekst, blir tradisjonell og statisk budsjettering mindre effektiv. De tradisjonelle modellene er avhengige av et nivå av stabilitet og forutsigbarhet som i økende grad mangler.

BARC konkluderte med at tradisjonell, langsiktig prognose ikke lenger fungerer, og mer enn 80% av de spurte var enige om at raske prognoser er et must i fremtiden. Det betyr at organisasjoner nå må jobbe mer med kontinuerlig planlegging. Med kontinuerlig oppdatering av prognoser og scenarier kan du raskt tolke signaler fra markedet og ta grep om nødvendig.

Konsekvenser dersom planarbeidet ikke fungerer

Når prognoser gjentatte ganger viser seg å være feil, skapes mistillit som fører til at ingen stoler på dem.

«Planlegging og prognoser har blitt sett på med mistenksomhet i mange organisasjoner. Det tar for lang tid, binder for mange ressurser, koster mye og kvaliteten på resultatene gjenspeiler ikke innsatsen som kreves.» 

Dette mener mange kritikere ifølge BARC. Problemet leder oss til løsningen. Hvis problemet er at prognosearbeidet tar for lang tid, koster for mye og gir feil prognoser, så vet du også hva som skal fikses.

For å kunne jobbe med raske prognoser som på kort varsel gir den relevante og aktuelle innsikten som ledelsen trenger, må du gjennomgå dine FP&A-prosesser og verktøy. Dette er ikke et lite prosjekt og mange organisasjoner er ikke en gang klar over at en endring er nødvendig.

BARC mener at:

«Fire av ti selskaper oppdaterer prognosene sine minst én gang i måneden, og for industriledere er det enda mer enn seks av ti.»

Hva betyr fleksibel planlegging?

Dersom det tradisjonelle planarbeidet ikke fungerer, bør vi slutte å planlegge? Det enkle svaret er nei. Som BARC uttaler i undersøkelsen;

«Betydningen av planlegging for et smidig lederteam har økt som følge av pandemien.»

Planlegging og prognoser er sannsynligvis viktigere enn noen gang før. Jo raskere ting endres, jo raskere handling kreves.

Mange selskaper investerer i bedre dataadministrasjonsverktøy og integrerer alle datakildene sine fullt ut. Med moderne teknologi som støtte kan de da reagere raskere på situasjoner, ofte i sanntid, i takt med utviklingen. Dette er den virkelige kraften til en fleksibel tilnærming til planlegging.

Hvordan gjør du planleggingsarbeidet mer fleksibelt?

Organisasjonene som har kommet langt på dette området har investert i nye prosesser og ny teknologi, og eliminert statiske og utdaterte arbeidsmetoder. Moderne verktøy kobler sammen data, fjerner hindringer og lar dem tilpasse og justere alle parametere raskt og enkelt.

Dette utgjør hele forskjellen. Utfordringene gjenstår, forskjellen er rett og slett måten de reagerer på dem. Organisasjonene som BARC spurte har nok rett; i en verden som beveger seg så fort er det urealistisk å forutsi hva som vil skje. Det som er viktig er evnen til å reagere.

Du kan ikke planlegge for alt, men du kan være klar for, i prinsippet, hva som helst. Verktøyene oppdager ikke utfordringer, men de gir deg muligheten til å finne løsningene på dem raskt. Dette gjør fleksibel planlegging til et av de kraftigste verktøyene i en verden i endring.

For mer informasjon, les BARCs fullstendige rapport om The Future of Planning her. Der kan du lese hvordan moderne verktøy lar deg planlegge for morgendagen, og ta opp viktigheten av smidig virksomhetsledelse, hvilke utfordringer du møter og hvilke grep du kan ta for å håndtere dem.