Waarom geloven experts dat flexibiliteit cruciaal is voor de toekomst van planning?

Als 89% van de bedrijven vindt dat het vrijwel onmogelijk is om belangrijke gebeurtenissen te voorspellen, heeft het dan nog zin om te plannen?

We weten allemaal dat planning en forecasting vandaag de dag een flinke uitdaging is. Maar heeft FP&A geen fundamenteler probleem? Het is een vraag die experts en besluitvormers zich stellen. Men vraagt zich af: is onze aanpak nog up-to-date? Is onze technologie nog geschikt voor het doel? Is er een betere manier?

Financiële planning en prognoses worden met argusogen bekeken

In een onderzoek van het Business Application Research Center (BARC), getiteld The Future of Planning, constateerden zij dat 95% van de organisaties problemen rond het planning- en prognoseproces benoemt. Hoe kan planning zo ineffectief zijn? En als dat zo is, waarom besteden we er dan zoveel tijd aan?

De realiteit is dat traditionele budgetteringsmethoden organisaties niet in staat stellen het hoge tempo van veranderingen bij te houden. Maar er is niet alleen maar slecht nieuws. Als het anders wordt aangepakt, kan planning wel degelijk werken. Daar zijn veranderingen voor nodig. Welkom in de wereld van flexibele planning.

Laten we eens kijken naar:

- Waarom traditionele planning organisaties in de steek laat

- De gevolgen van falende planning

- Hoe flexibele planning anders is

- Hoe jij jouw planning flexibeler kunt maken

Waarom traditionele planning faalt in organisaties

Het blijkt dat, nu markten steeds dynamischer en complexer worden, meer traditionele en statische budgettering steeds minder effectief wordt. Ze hebben moeite om bij te blijven omdat deze modellen uitgaan van een mate van stabiliteit en zekerheid die in de wereld van vandaag in toenemende mate ontbreekt.

BARC heeft daarom vastgesteld dat traditionele, langetermijnvoorspellingen niet langer werken. Ruim 80 procent van de organisaties is het erover eens dat snelle voorspellingen in de toekomst het enige betrouwbare alternatief zijn voor traditionele, uitgebreide budgettering. Dit betekent dat organisaties zullen moeten vertrouwen op een meer flexibele, continue planning.

In deze dynamische omstandigheden stelt het regelmatig bijwerken van prognoses en voorspellingen je in staat om signalen uit de markt snel te interpreteren en de impact ervan te begrijpen voordat ze zich voordoen. Is dat niet precies het doel van planning en prognoses?

De gevolgen van een falende planning

Een van de belangrijkste problemen van planning is wantrouwen. Naarmate de planning steeds onnauwkeuriger wordt, zijn mensen minder geneigd er vertrouwen in te hebben.

"Planning en forecasting zijn in veel organisaties altijd met argusogen bekeken. Het duurt te lang, legt te veel beslag op middelen, brengt hoge kosten met zich mee en de kwaliteit van de resultaten weerspiegelt niet de inspanningen die ermee gepaard gaan."

Dit is volgens BARC de mening van veel critici. En zij hebben geen ongelijk. Sterker nog, deze erosie van het nut en de betrouwbaarheid van planning kan zeer schadelijk zijn voor de toekomst van een organisatie als er niet snel iets aan wordt gedaan.

Dit probleem suggereert echter ook een oplossing. Als het maken van prognoses vandaag de dag te lang duurt, te veel kost en onnauwkeurig is, dan weet je wat er moet worden opgelost, waarom, en mogelijk hoe.

Om forecasts op korte termijn resultaten te laten opleveren en het management relevante en tijdige inzichten te geven, zul je jouw FP&A-tools en -processen moeten veranderen. Dat is een hele opgave, en op dit moment zijn de meeste organisaties daar nog lang niet. Velen van hen zijn zich er niet eens van bewust dat verandering nodig is.

Uit het BARC-onderzoek:

"Vier op de tien bedrijven actualiseren hun prognoses ten minste één keer per maand. Onder managers is dat zelfs meer dan zes op de tien. Dit is niet haalbaar met een 'meer van hetzelfde'-aanpak, dus de vraag naar substantiële aanpassingen is hoog."

Hoe flexibele planning anders is

Als traditionele planning niet werkt, en niemand is bereid om anders te plannen, moeten we dan stoppen? Simpel antwoord: nee. Zoals BARC in het onderzoek stelt:

"Het belang van planning voor wendbaar bedrijfsmanagement is toegenomen als gevolg van de pandemie."

De realiteit is dat planning en prognoses waarschijnlijk belangrijker zijn dan ooit tevoren. Hoe sneller dingen veranderen, hoe sneller je moet reageren. De bedrijven die zich dit realiseren, ondernemen al actie.

Veel bedrijven investeren in een beter databeheer en een volledige integratie van al hun databronnen. Dankzij de integraties en automatiseringen die deze nieuwe tools met zich meebrengen, kunnen ze sneller reageren op situaties. Vaak real-time. Dit is de kracht van een flexibele benadering van planning.

Hoe kun je jouw planning flexibeler maken?

Organisaties investeren in nieuwe processen en technologieën om flexibeler plannen mogelijk te maken, waarbij ze afstappen van statische en verouderde werkmethoden. Deze nieuwe tools verbinden gegevens, nemen obstakels weg en stellen je in staat om alles direct aan te passen en bij te sturen.

Het vermogen om FP&A met zo'n snelheid uit te voeren maakt het verschil. Het verandert niets aan de onvoorspelbaarheid van uitdagingen, maar wel voor de reactie daarop. Feit is dat alle organisaties waar BARC mee sprak waarschijnlijk gelijk hebben; in zo'n snel bewegende wereld is voorspellen wat er gaat gebeuren onrealistisch. De reactie maakt het verschil.

Je kunt niet alles plannen, maar je kunt wel op alles voorbereid zijn. Met deze tools ontdek je geen uitdagingen, maar kun je er wel snel oplossingen voor vinden. Dat maakt flexibele planning tot een van je krachtigste instrumenten in een veranderende wereld.

Lees hier BARC's volledige rapport over The Future of Planning. Ze laten je zien hoe je met moderne tools kunt plannen voor morgen. Met aandacht voor het belang van flexibel bedrijfsmanagement, de uitdagingen waar je voor staat en de acties die je kunt ondernemen om ze aan te pakken.