Hør fra sluttbrukeren nøyaktig hvorfor Excel er en hindring for effektive prosesser for økonomisk planlegging
Når man sammenligner skybaserte løsninger for finansiell planlegging og analyse (FP&A) med eldre regnearkverktøy som Excel, er det ofte produktegenskaper som dominerer. Resultatet er ofte en teknisk diskusjon som kan føre til at man glemmer noe veldig viktig: sluttbrukeren.
Å gi økonomiteamene effektive verktøy er avgjørende for hvor engasjerte, selvsikre og handlekraftige de føler seg når det gjelder det viktige arbeidet de gjør.
Uten avanserte analyse- og planleggingsverktøy kan økonomiavdelingene føle at de blir bedt om å gjøre mer enn det som er mulig med de verktøyene de har i dag, noe som er utfordrende når behovet for å lage nye prognoser, planer og budsjetter øker.
Reddit og andre fora er et steder der økonomiavdelingene kan uttrykke seg utenfor arbeidsplassen og få bekreftet sine erfaringer med andre i samme situasjon.
Ved å se på hva sluttbrukerne mener, kan vi se at det ikke bare er leverandørene som fremhever verdien av skybasert økonomisk planlegging, men at økonomiavdelingene ser de ulike mulighetene og fordelene som forbedrer brukeropplevelsen av økonomisk planlegging og strategiarbeid.
La oss se nærmere på noen av problemstillingene som disse sluttbrukerne gir uttrykk for, og hva dette viser om verktøyene de bruker.
Excel mangler funksjoner for å håndtere komplekse datasett
En bruker beskriver bruken av FP&A-verktøy i en moderne organisasjon som har datakrav som går utover et personlig produktivitetsverktøy som Excel: "Excel er bra hvis du begynner, men alt annet enn grunnleggende planlegging skalerer ikke godt."
Behovet for strategisk økonomisk planlegging i moderne virksomheter er større enn noensinne, på grunn av den siste tidens omveltninger og uunngåelige omveltninger i fremtiden. De som har avansert strategisk kompetanse, kan komme tilbake raskere og mer fleksibelt.
Excel har utfordringer når det gjelder "integrasjon, scenariostyring, arbeidsflyt/sikkerhet og - min største utfordring - ytelse". Det er for tregt til å behandle store modeller, f.eks. kunder med flere enheter og mange lokasjoner, B2C-kohorter og hundrevis eller tusenvis av kontrakter."
Dette blir enda tydeligere når du tenker på at Excel har en svært bokstavelig grense - 1 048 576 rader og 16 384 kolonner - noe som understreker at Excel ikke er laget for å håndtere store datasett, slik disse brukerne har erfart.
Click to read FP&A product brochure gated
Skybasert FP&A-programvare kan gjøre strategiske oppgaver enklere
En annen bruker peker på verdien av å ha avanserte planleggingsfunksjoner i de beste eller integrerte FP&A-løsningene i skyen, i stedet for å prøve å utvide Excel-funksjonene.
Avansert FP&A-programvare gjør det mulig for økonomiavdelingene å "samtidig se de faktiske tallene fra året før (og overstyre dem om nødvendig) og oppdatere prognosene for resten av året, med varierende detaljeringsgrad avhengig av hvor nøye de er. Disse dataene oppdaterer dashbord i [nær] sanntid, slik at ledelsen kan gjennomgå og godkjenne dem. Det genererer også avvik for å planlegge for de KPI-ene du måtte finne på."
Dette bidrar til å realisere strategien på en raskere måte, noe som gjør det mulig å reagere fleksibelt på forstyrrelser. Noen team kan klare seg med Excel, men når det uventede inntreffer, vil de som har funksjoner som prioriterer brukeropplevelse og samarbeid, være i stand til å reagere raskere og til syvende og sist ta igjen det tapte.
FP&A i skyen optimaliserer brukeropplevelsen og produktiviteten
Økonomia mangler for tiden kvalifisert arbeidskraft, og derfor må de ta i bruk funksjoner og verktøy som prioriterer produktivitet for å redusere tiden det tar å konsolidere data.
"FP&A-verktøy bør brukes på områder der du ønsker at prosessene skal være strømlinjeformede og systematiske. For eksempel er det kjedelig å kjøre budsjetteringsprosessen, samle inn budsjettet fra ulike kostnadssentre sammen med kommentarer og samle det i et resultatregnskap, noe som blir mye enklere med FP&A-verktøy."
Det er viktig å merke seg at selv kvalifiserte regnskapsmedarbeidere kan slite med manuelle dataoppgaver, særlig når de hoper seg opp på grunn av mangel på fagfolk. I tillegg til at dette går ut over fleksibiliteten og responstiden, vil disse teamene raskt bli utslitt av arbeidsmengden, og datafeil blir mer sannsynlig.
"Sortering og modellering av alle dataene - la oss si at du har 14 avdelinger - ønsker du å prognostisere utgiftene for hver enkelt avdeling? Hvor ofte rapporterer du om dette - månedlig? Hvor mange scenarier kjører du? Det er da Excel slutter å være egnet til formålet. Det blir for mye arbeid."
Hvordan kan Unit4 hjelpe?
Unit4s integrerte og skybaserte FP&A-løsning kan gi deg de funksjonene du trenger for å digitalisere planleggings- og analysefunksjonene for økonomiavdelingen din. Ved å bidra til å forene organisasjonens finansielle data, la teamene samarbeide sømløst og automatisere manuelle dataregistreringsoppgaver kan teamet ditt kan jobbe best mulig.
Gå inn på produktsiden vår for FP&A eller hør fra det uavhengige analysebyrået BARC hvorfor de har rangert FP&A blant de tre beste når det gjelder kundetilfredshet, for å finne ut hva du kan få ut av et avansert FP&A-produkt.
Eller ta kontakt med salgsavdelingen for å få en demo av produktet vårt og høre nøyaktig hvordan Unit4 FP&A kan fungere for deg.
