Top 5 overwegingen voor ERP-cloudmigratie

Hoewel een ERP-migratie naar de cloud leidt tot meer inzichtelijkheid, controle en verbeterde prestaties, kan het proces er naar toe vol moeilijkheden zitten. Maar er zijn manieren om de risico's te beperken en met vertrouwen een stap vooruit te zetten.  

Als het op ERP-migratie aankomt, maken de meeste organisaties zich zorgen over: 

• Het beslag op tijd en resources.
• De mogelijke verstoring van technische problemen. 
• Medewerkers die zich ongemakkelijk voelen bij nieuwe processen of zich verzetten tegen verandering. 

Bovendien is er de voortdurende uitdaging van het navigeren door je ERP-migratie terwijl de business-as-usual diensten soepel blijven draaien.  

Mogelijke implementatieproblemen en problemen met ERP-systemen zijn genoeg om sommige bedrijven te overweldigen - en hen te overtuigen om te blijven uitstellen van hun ERP-migratie. Maar deze positie is niet houdbaar. 

Click to read ERP product brochure (NL)

Hoe beheer je een succesvol ERP-cloudmigratieproject? 

Nu het bedrijfsleven snel verandert, moeten organisaties transformeren hoe ze financiën, projecten, inkoop, rapportage, prognoses en salarisadministratie beheren. 

Met de juiste ERP-tools kunnen je teams effectief reageren op verstoringen in de sector en hun veerkracht vergroten, de efficiëntie aanscherpen door te vertrouwen op één enkele bron van waarheid en flexibiliteit inbouwen waarmee je kunt groeien.

De beste manier om potentiële implementatie en ERP-problemen te voorkomen, is je te richten op de fundamentele principes en doelen van je reis. We hebben 5 belangrijke zaken voor je op een rij gezet: 

1. Weet waarom je überhaupt naar de cloud migreert 

De cloud lijkt nog steeds een zekere mate van mystiek aan te trekken. Maar je moet de voordelen identificeren die ERP-migratie je bedrijf zal brengen. Cloud is de basis van het SaaS-model (software as a service) van IT. Maar of ook voor jouw organisatie geschikt is hangt af van het antwoord op één belangrijke vraag: hoeveel flexibiliteit heeft jouw organisatie nodig?  

Een van de grote voordelen van de cloud is de mogelijkheid om snel op- of af te schalen als reactie op de vraag - zonder de verborgen kosten of onderbreking van de dienstverlening die vaak gepaard gaan met on-premise infrastructuur (vooral technologie die vaak opnieuw geconfigureerd moet worden).  

ERP-migratie naar de cloud kan perfect zijn voor je organisatie als het flexibiliteit vereist met extra resources op aanvraag - maar je wilt niet de enorme CAPEX-uitgaven die gepaard gaan met het zelf beheren van  IT-resources. 

Naarmate meer bedrijven kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) toepassen in hun ERP-platforms, zal de cloud steeds noodzakelijker worden om om te gaan met de enorme hoeveelheden kracht die nodig zijn om ze effectief te gebruiken. ERP-migratie is een zakelijke noodzaak op dit gebied.  

2. Denk aan security en best practices 

Beveiliging was ooit een primaire angst voor bedrijven die hun ERP-systemen migreerden naar de cloud. Naarmate de technologie echter volwassener wordt, hebben we een aanzienlijke transformatie gezien in het vermogen van cloudproviders om de beveiliging van hun platforms te beheren. 

Een goede analogie is die met openbare nutsbedrijven. Vroeger moesten bedrijven hun eigen energie opwekken, maar nu besteden ze die taak uit aan nutsbedrijven die veel betrouwbaarder en betaalbaarder zijn. Op dezelfde manier besteden bedrijven steeds vaker hun IT-infrastructuur uit aan bedrijven die hun domein kunnen leveren en beveiligen.  
 

De grootste bedreiging voor de beveiliging van cloudplatforms is hetzelfde als voor elk ander platform - slecht beleid en menselijke fouten. Zorg er bij een ERP-migratie voor dat je de tijd neemt om een best practice beveiligingsbeleid te implementeren en zorg ervoor dat iedereen in je team dit begrijpt.  

3. Wees je bewust van de "data gravity" van je leverancier  

De grootste fout bij ERP-cloudmigratieprojecten was vroeger om te laat over te stappen. Organisaties bleven net iets te lang met hun legacy-systemen zitten en stapten dan reactief over naar de cloud als ze geconfronteerd werden met het feit dat hun concurrenten die de sprong eerder hadden gemaakt hen nu ver voor waren. 

Maar het wordt steeds duidelijker dat een van de grootste blunders het maken van de sprong is zonder zorgvuldig rekening te houden met leveranciers partnerships en hun "data gravity". Dit kan leiden tot allerlei ERP-implementatieproblemen en problemen met de inbedding in je nieuwe systemen. 

Wat is "data gravity"? Simpel gezegd is het een maatstaf voor de moeilijkheid om in de toekomst weg te gaan van een cloudprovider, mocht dat nodig zijn. Een van de grootste voordelen van de cloud is dat het migreren van gegevens naar de nieuwe platforms vaak snel en eenvoudig is. Maar later overstappen naar een ander cloudplatform kan extreem duur zijn. 

Het is essentieel om de migratie van je ERP-gegevens zorgvuldig te plannen, meteen de juiste leverancier te kiezen en je bewust te zijn van hun "data gravity". Laat je niet afschrikken door de eenvoud van de verhuizing. Vraag hen hoe moeilijk het zou zijn om in de toekomst over te stappen als je bedrijf daartoe zou besluiten. 

4. Migreer kritieke systemen eerst - maar wees voorbereid om snel "all in" te gaan 

Best practice voor cloudmigraties schrijft voor dat je niet voortdurend de rol van "systeemintegrator" wilt spelen. Op de lange termijn zet dit een rem op de flexibiliteit van de onderneming en kan je ERP cloudmigratieteam vast komen te zitten in onderhoud en beheer, precies datgene waar een cloudoplossing een einde aan zou moeten maken.

Begin met de tijd te nemen om je kritieke systemen te identificeren, vorm je cloudruimte daaromheen en begin dan tegelijkertijd met het migreren van je “ecosystemen”. Dit zijn de systemen die het beste werken als ze geïntegreerd zijn en elkaars functionaliteiten aanvullen, en ze zijn meestal ook het meest resource-intensief. 

Hierna is het het beste om samenhangende "brokken" te identificeren die gemigreerd moeten worden. Verplaats bijvoorbeeld alle planningstoepassingen in één keer in plaats van elk systeem of tool afzonderlijk te behandelen. 

Voor organisaties met een grotere gegevensvolwassenheid die al gebruikmaken van AI en machine learning, kan het verstandig zijn om een "data first"-aanpak te kiezen - waarbij de gegevens eerst worden gemigreerd. Je kunt dan profiteren van de overvloedige integratietools die beschikbaar zijn om je legacy-systemen te blijven gebruiken om deze te verwerken terwijl je je ERP-migratietraject voltooit.

 5. Neem op de juiste manier afscheid van je legacy-systeem  

Een succesvolle ERP-migratie zal aanvoelen alsof je een enorme ommezwaai hebt gemaakt. Maar afscheid nemen van een legacy-systeem is geen gemakkelijk vooruitzicht - zeker niet als het je achterlaat met een gat in je capaciteiten op een belangrijk gebied. Veel bedrijven zullen het proces echter onnodig rekken uit een combinatie van angst en zelfgenoegzaamheid. Het is tenslotte makkelijk om vast te houden aan een systeem waar je al 20 jaar op vertrouwt.  

Het juiste end-of-life proces hangt af van het correct definiëren van wat kritisch is en wat niet, en hoe je de essentiële vereisten gaat uitvoeren in het nieuwe systeem na de ERP-migratie. Gelukkig hebben cloudoplossingen een wereldvoorsprong op legacy technologie op locatie als het gaat om de gebruikerservaring, dus werknemers zouden sneller aan de slag moeten kunnen.  

De business overtuigen kan afhangen van je vermogen om processen - kritieke en niet-kritieke - in kaart te brengen en te laten zien hoe ze zullen worden gerepliceerd of vervangen door het nieuwe systeem.

Ontdek meer over ERP-migratie  

Het is van vitaal belang om ERP problemen en oplossingen te onderzoeken en de belangrijkste ERP implementatie kwesties te begrijpen. Ontdek hoe Unit4 jouw organisatie kan helpen bij de reis naar cloud ERP door dit webinar on-demand te bekijken. Ontdek hoe je sneller en gemakkelijker kunt overstappen dankzij een succesvolle ERP-migratie.