Optimaliseren van projectresultaten met een ERP-systeem voor zakelijke dienstverleners

Om winstgevende projecten met een hoge klanttevredenheid te kunnen leveren, hebben zakelijke dienstverleners of Professionele Services Organisaties (PSO’s) een ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning) nodig wat voortdurend in ontwikkeling is. Zo’n ERP maakt grensoverschrijdende en intercompany-samenwerking mogelijk en biedt operationele flexibiliteit en een uitzonderlijke gebruikerservaring.

Het managen van projecten is al ingewikkeld genoeg. Het uitvoeren van projecten in verschillende regio's met verschillende juridische entiteiten maakt die uitdaging alleen maar groter.

Deze uitdagingen komen terecht bij mensen van verschillende afdelingen; van planning en financiële teams tot medewerkers die zich bezighouden met uitvoering, commercie en compliance. Om succesvol te kunnen zijn, hebben complexere PSO’s behoefte aan maximale flexibiliteit, naadloze samenwerking en een optimale gebruikerservaring.

Uitdagingen bij het managen van complexe of internationale projecten

De definitie van succes in projectmanagement is een snelle, efficiënte en winstgevende projectoplevering. Inclusief compliant rapportages, hoge klanttevredenheid en een uitzonderlijke people experience. Het bereiken van dit succes vereist een aantal specifieke mogelijkheden van een ERP systeem.

Om de uitdagingen van projectmanagement succesvol aan te gaan, moeten dienstverlenende organisaties de mogelijkheid hebben om:

• Controle en zichtbaarheid te houden over projectkosten en -statussen over  teams, regio’s of entiteiten heen.
• Naadloos samen te werken tussen teams van verschillende afdelingen en tussen verschillende bedrijven.
• Complexe intercompany facturering en doorbelasting te vereenvoudigen.
• Te voldoen aan uiteenlopende interne en externe rapportages en compliance vereisten.
• De factureerbare inzet van resources te optimaliseren.
• Inzicht te krijgen in de kosten voor het gebruik van verouderde systemen.

Zonder een modern Cloud ERP platform vergroten organisaties de risico's op betalingsachterstanden, projectoverschrijdingen en boetes wegens het niet naleven van de regelgeving.

Door meerdere of verouderde systemen te gebruiken, ontstaan arbeidsintensieve handmatige processen die kostbare tijd van medewerkers vergen. Het kan ook de toegang tot nauwkeurige, actuele en bedrijfsbrede informatie beperken, wat het vermogen om slimme, tijdige beslissingen te nemen verkleint.

Het resultaat is een verminderde efficiëntie, lagere marges en lagere winsten. Ook daalt de klanttevredenheid en de betrokkenheid van werknemers, wat succes bij toekomstige projecten in de weg staat en het aantrekken en behouden van talent bemoeilijkt.

Een flexibele ERP om klanten aan te trekken, te ondersteunen en te behouden

Nieuwe klanten aan te trekken, te ondersteunen en te behouden. Dit is mogelijk met behulp van een moderne, flexibele, cloud- ERP specifiek voor zakelijke dienstverleners. Een modern ERP-platform stroomlijnt administratieve processen door middel van automatisering en synchroniseert real-time gegevens voor het beheer van mensen, projecten en financiën via één enkele informatiebron.

Wordt het ERP-platform geïntegreerd met een CRM systeem, dan wordt het platform nog krachtiger. Volgens marktanalist SPI Research boekten de toonaangevende zakelijke dienstverleners (de top vijf procent) in 2020 aanzienlijk méér nettowinst, was de omzet per werknemer hoger en waren de gemaakte projectmarges beter dan die van de rest.

Al deze top-performers gebruiken financiële bedrijfssoftware geïntegreerd met CRM-, zegt SPI Research: " “Het verbeteren van resource- en projectmanagement, tijd- en onkostenadministratie en facturatie, leidt tot een betere inzet van mensen, een tijdige projectafronding en betere financiële resultaten."

Wanneer ERP wordt geïntegreerd met een Human Capital Management oplossing, een Talent Management tool en een Financial Planning & Analysis-applicatie; worden mensen, systemen, processen en gegevens over teams, regio’s en juridische entiteiten heen samengebracht in één platform, wat zorgt voor volledige transparantie, consistentie en efficiëntie.

Betere projectplanning op basis van samenwerking

De juiste suite van geïntegreerde, technologische oplossingen creëert één platform en één proces voor projectplanning en budgettering. Projecteigenaren kunnen hun gegevens delen met alle afdelingen binnen de organisatie .

Dit maakt eenvoudige en nauwkeurige tijd- en onkosteninvoer (Time en Expenses) mogelijk vanaf elke locatie en voorkomt handmatige of dubbele gegevens-invoer. Het biedt één facturatieproces voor intercompany- en projectfacturen.

Dit alles levert de projecteigenaar een real-time, volledig overzicht op van alle beschikbare projectdata, inclusief alle kostenoverzichten. Dit maakt nauwkeurige prognoses en tijdige facturering mogelijk; het stroomlijnt intercompany-aanpassingen, zorgt ervoor dat alle kosten worden vastgelegd en minimaliseert betalingsvertragingen en factuurgeschillen.

Een ERP die voortdurend in ontwikkeling is

Met een ERP voor zakelijke dienstverleners die voortdurend evolueert, nemen de voordelen ook voor internationaal projectbeheer verder toe. De laatste update van Unit4 ERP helpt bijvoorbeeld bij het verbeteren van de manier waarop organisaties internationale of complexe projecten uitvoeren, terwijl de manier waarop werknemers werken verder wordt geoptimaliseerd.

Met Unit4 ERP kunnen projecten eenvoudiger en doeltreffender worden gepland en van resources worden voorzien. De nieuwste updates maken het eenvoudiger om over grenzen heen samen te werken. Verbeteringen in de gebruikerservaring geven de People Experience een upgrade door het werk te stroomlijnen en meer transparantie te bieden.

Met Unit4 ERP is het mogelijk om binnen één project rekening te houden met verschillende wettelijke vereisten in meerdere regio’s, waardoor de rapportage en de nauwkeurigheid van de facturering worden verbeterd. Daarnaast omvat Unit4 ERP een verbeterde resourcing-functionaliteit voor bedrijven die met verschillende juridische entiteiten binnen hetzelfde concern werken. Dit vermindert de tijd die nodig is voor handmatige invoer van data en vereenvoudigt intercompany-afrekeningen, kostenverbijzondering en facturering, wat leidt tot optimaliseren van rapportages, planning en prognose.