Quels sont les défis du travail à distance pour les ONG ?

Le travail à distance est un grand changement technologique pour toute organisation, mais c'est aussi un changement culturel pour beaucoup d'ONG. Avec des personnes à la maison et sur le terrain, le défi consiste à gérer l'impact à travers l'organisation et ce que cela signifie pour la réalisation des missions.

L'impact culturel du travail à distance

Pour Unit4, la transition vers le travail à domicile a été relativement simple en raison de la culture que nous avions déjà en place. Pour les associations avec lesquelles nous avons parlé, le travail à distance était souvent plus difficile, mais pas toujours pour les raisons attendues. Lorsqu'elles avaient mis en place des solutions de back-office basées sur le cloud plus matures, la transition était relativement simple. Cependant, pour ces organisations, le plus grand défi était d'ordre culturel.

Pour ces organisations à but non lucratif, le travail à domicile était rare. Le changement était moins une question de capacités que de culture et de mentalité. Elles disposaient des outils nécessaires pour gérer de nombreux aspects de leur travail quotidien dans le Cloud, de sorte que la charge de travail n'a pas changé pour beaucoup de personnes, mais la façon dont elles travaillent.

Au début, on avait le sentiment que le changement ne serait que de courte durée. C'est pourquoi certaines organisations, au lieu d'aborder le problème de front, ont décidé de le retarder. En mettant en suspens les grands projets, les réunions ou les décisions. Mais le travail communautaire essentiel qu'effectuent les organisations à but non lucratif doit se poursuivre et ne peut pas être mis en attente éternellement.

Comme l'a dit un client, son personnel a fini par réaliser : "Nous devons juste aller de l'avant avec cela virtuellement ! ".

La réalisation que le monde des organisations à but non lucratif serait, dans un avenir prévisible, un monde virtuel a donc été la partie la plus difficile de cette nouvelle réalité. Et pour y faire face, l'accent a été mis sur l'encouragement de la collaboration, de l'engagement et de la communication en interne. Et les outils utilisés par leurs collaborateurs seraient essentiels pour y parvenir.

Problèmes techniques

Au début, l'offre et la demande étaient un problème important. Alors que tout le monde se précipitait au travail depuis la maison, des choses comme les ordinateurs portables se sont soudainement retrouvées en nombre insuffisant. Ou encore, dans certaines régions, la connexion internet en dehors des bureaux n'était pas fiable.

Parfois, même lorsqu'une association était techniquement organisée pour travailler à distance, le personnel n'était pas prêt à le faire parce que les gens utilisaient rarement cette capacité auparavant. La question n'était donc plus de savoir si les personnes pouvaient travailler à distance, mais comment et avec quels outils.

De nombreuses personnes ont dû apprendre à télétravailler très rapidement. Comprendre comment se connecter à des systèmes à distance, changer des mots de passe, etc. Bien que les réunions virtuelles aient peut-être été le changement le plus évident et le plus discuté - et nous savons maintenant qu'il peut être épuisant -, la transformation la plus significative a été le changement de travail au quotidien vers un environnement complètement distant.

Planification financière et planification des scenarios

Dans une situation en constante évolution, qu'est-ce que cela signifie pour la planification et la prévision ?

L'impact a été énorme. Pendant une longue période, de nombreuses organisations se sont éloignées de la planification à moyen et long terme. Il était trop difficile de gérer les nombreux facteurs externes incontrôlables tout en maîtrisant fermement les effets des fluctuations de trésorerie.

De nombreuses organisations à but non lucratif ont donc dû changer d'orientation presque semaine après semaine, et parfois quotidiennement, au fur et à mesure que la situation évoluait. Elles devaient élaborer des scénarios et des modèles d'entreprise beaucoup plus souples pour s'adapter aux variations brutales des revenus et de la demande de services.

Pour les associations à but non lucratif disposant d'infrastructures cloud bien établies, cela a été possible grâce aux capacités en temps réel du cloud. Cela signifie qu'elles pouvaient immédiatement comprendre ce qui se passait dans toute l'organisation et prendre des décisions stratégiques en utilisant des données précises et fiables.

Un autre problème de planification financière est celui des revenus. Les dons et le financement des membres étant affectés, de nombreuses organisations ont dû essayer de trouver de nouveaux modèles de durabilité. Créer de nouveaux plans de financement, se connecter à de nouvelles sources de financement supplémentaires, et faire tout cela virtuellement.

Un résultat positif a été que de nombreuses organisations ont constaté, de manière surprenante, que leurs niveaux de financement n'étaient pas aussi négativement affectés qu'elles le craignaient. Certaines sont restées les mêmes, ce qui en dit long sur l'importance de leur travail et de leurs donateurs.