Les personnes, les processus et la technologie : le rôle de la gestion du changement dans l'enseignement supérieur

L'enseignement supérieur est un monde en pleine mutation. Et bien que votre établissement puisse réaliser que le changement est nécessaire et comprendre que chacun doit jouer un rôle, beaucoup peuvent rencontrer des difficultés pour mettre en œuvre et adopter réellement les technologies dont dépend l'avenir de leurs étudiants et de leur établissement.

La mise en œuvre du changement est un art, qui exige un équilibre délicat entre les personnes, les processus et la technologie. Et personne n'est mieux placé que nos Strategic Business Architects pour pratiquer cet art lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre nos produits et solutions. En octobre dernier, à X4U, notre propre Elfie Smith a organisé une session pour présenter les particularités de la gestion du changement dans le secteur de l'enseignement supérieur, afin de souligner certains des défis inhérents à la récolte des bénéfices de la transformation dans un environnement aux besoins et exigences extrêmement spécifiques.

Connaissez-vous l’acronyme VUCA – caractérisé par la Volatilité, l'incertitude (Uncertainty), la Complexité et l'Ambiguïté. Notre monde devient VUCA de plus en plus chaque minute. Dans ce type d'environnement, le changement est inévitable - voire souhaitable.

Mais le changement lui-même n'a pas besoin d'être VUCA. Il existe des capacités et des compétences que votre institution peut adopter pour rendre le processus plus gérable, moins ambigu et plus sûr dans ses apports et ses résultats.

Et pour comprendre comment faire, il faut penser aux cookies aux pépites de chocolat. Votre établissement est un peu comme un biscuit au chocolat.

Les projets individuels sont les pépites de chocolat - ils sont autonomes, mais ils contribuent chacun à la qualité de l'ensemble du biscuit. La culture de l'institution, c'est la pâte. Elle tient les projets individuels ensemble, leur donne un contexte et leur permet de faire ce qu'ils sont censés faire.

La gestion du changement doit être une composante de la pâte à biscuits de votre organisation pour que les projets individuels - en particulier les projets de transformation numérique - réussissent. Et avant que cette analogie ne s'envole d'elle-même, nous devrions parler un peu plus de ce que cela signifie.

Gestion du changement organisationnel : pourquoi et comment

La gestion du changement d’une organisation est un ensemble d'actions qui permettent aux personnes de réussir à rendre opérationnels de nouveaux systèmes et processus.

Les "actions" sont simplement l'information, la formation et les outils dont nous équipons les utilisateurs pour qu'ils adoptent avec succès ce que nous mettons en œuvre dans le cadre d'un projet de changement spécifique.

Le mot le plus important dans cette phrase est "utilisateurs". Et la gestion du changement est essentielle en raison de la façon dont le changement affecte vos collaborateurs :

1. Le changement a un impact sur la façon dont les gens font leur travail - il peut être stressant, déroutant, et dans certains cas, il peut même avoir un impact négatif sur les performances (en particulier dans un monde VUCA).
2. Les approches relatives à la manière dont les changements affectent vos collaborateurs doivent donc être traitées avec compassion et patience pour favoriser des résultats positifs.
3. Et l'activité qui entre dans le programme doit tenir compte de la variété des différentes façons dont les gens réagissent au changement.

Les projets de changement sont fondamentalement des projets d'apprentissage, et l'apprentissage prend du temps. Tout le monde, du bureau des inscriptions à la bibliothèque en passant par la salle des conférences, devra suivre une courbe d'apprentissage afin d'exploiter correctement un nouveau système.

La gestion du changement permet de guider vos collaborateurs dans des projets de changement individuels en recueillant des informations sur les besoins et les difficultés spécifiques que les individus et les services sont susceptibles de rencontrer - et en mettant en place les ressources appropriées pour les guider tout au long du processus.

Mais au-delà de la gestion du changement, il existe un ensemble d'outils encore plus puissants à votre disposition - qui peuvent aider à créer une culture qui non seulement est plus réceptive au changement, mais qui identifie de manière proactive les opportunités de changement sur le terrain et encourage sa propagation dans toute l'institution.

La promotion du changement et la culture institutionnelle

Parce que les organisations doivent désormais gérer le changement sur une base continue plutôt que simplement dans le cadre de projets spécifiques, le changement doit faire partie de votre ADN institutionnel.

Favoriser le changement vous aide à atteindre cet objectif. Il s'agit d'un ensemble beaucoup plus étendu de compétences, de pratiques, d'aptitudes et - peut-être surtout - d'habitudes qui cultivent le changement à tous les niveaux. En permettant à chacun de tirer parti de la technologie pour créer des améliorations continues, on favorise également un plus grand développement individuel et un plus grand engagement des employés.

La mise en place d'une culture de facilitation du changement exige un mélange judicieux de quatre ingrédients clés :

• Communication
• Participation
• Relations
• Apprentissage

Mais c'est là que nous devons revenir à l'analogie avec les cookies. Une fois que les ingrédients sont mélangés, ils ne peuvent pas être facilement séparés - et ne pas trouver le bon équilibre dès le départ peut conduire à des problèmes qui ne sont pas facilement résolus. Trouver le bon équilibre signifie suivre attentivement une recette - un ensemble d'actions spécifiques - qui reconnaît les propriétés uniques de chacun de ces ingrédients clés.

Pour en savoir plus sur ce qu'implique la recette, vous devez regarder le résumé complet de la session ci-dessous.