Organisations à but non lucratif : votre mission et la modernisation de vos opérations ne doivent pas nécessairement s’exclure mutuellement

Les organisations à but non lucratif sont extrêmement résilientes et leurs bénévoles sont dévoués à leur communauté.

Et cela signifie qu’ils ont appris à contourner les défis et à faire avancer les choses, même lorsque ces défis sont aussi extrêmes que les crises économiques et les pandémies mondiales.

Toutefois, cette résilience signifie que l’attitude consistant à « faire ce qu’il faut quoi qu’il arrive » conduit souvent à adopter des systèmes de contournement qui ne fonctionnent que grâce à des solutions récurrentes et fastidieuses. Cela est particulièrement vrai pour les technologies qui assurent le fonctionnement des activités d’une organisation à but non lucratif. Nombreux sont ceux qui se démènent pour faire fonctionner les anciens systèmes qui n’ont jamais été vraiment adaptés à leur objectif dans un environnement où l’évolution des réglementations, la pression des coûts et les besoins et attentes des personnes les rendent obsolètes.

Les anciens systèmes, en particulier les ERP, empêchent votre personnel d’accomplir leurs tâches au meilleur de leurs capacités

Le temps et l’énergie de votre personnel, votre atout le plus précieux, sont ainsi consacrés à des tâches manuelles et administratives fastidieuses qui, bien qu’essentielles, n’apportent que peu à la capacité de votre organisation à avoir un impact. Cela ne contribue pas activement à l’accomplissement de votre mission, ni à l’engouement de votre personnel.

Vous pourriez trouver de meilleures façons d’utiliser leur temps, qui seraient plus intéressantes pour eux et plus bénéfiques pour les communautés auxquelles vous rendez service. Mais il est souvent difficile de déterminer les améliorations majeures à apporter lorsque vous vous efforcez de faire face à la situation actuelle.

Les membres des organisations à but non lucratif sont souvent motivés par d’autres facteurs que ceux des autres secteurs. Mais les processus de travail frustrants nous épuisent tous, quelle que soit notre mission. Et les personnes épuisées démissionnent, même si la mission de leur organisation est totalement en phase avec la leur. Dans de nombreux cas, ils seront même plus enclins à démissionner si tel est le cas – rien de plus frustrant que d’être engagé pour effectuer des tâches que tout le monde veut que vous fassiez, mais pour lesquelles vous ne disposez pas des outils et du soutien nécessaires pour les accomplir correctement.

Comparez votre organisation à un passager dans un avion

Vous vous souvenez des voyages en avion ? Oui, vaguement. Si vous avez la chance de vous souvenir d’un voyage en avion et que vous avez eu la malchance de subir une dépressurisation de la cabine, alors vous savez ce qui se passe lorsque les choses ne se déroulent pas bien.

Les masques à oxygène tombent du plafond et vous souhaitez désespérément aider les autres passagers à les enfiler. Mais comme on vous le rappelle avant chaque vol, vous devez toujours ajuster votre propre masque avant d’aider les autres. Après tout, si vous ne pouvez pas respirer, vous ne leur serez pas d’une grande aide.

La modernisation de votre logiciel d’entreprise, qui constitue la base de l’ensemble des opérations de votre organisation, est un concept similaire. Si votre organisation n’opère pas de manière optimale, votre capacité à aider les autres est entravée. Ce phénomène a été amplifié par la COVID-19 – il est temps de simplifier vos opérations.

Depuis la dernière mise en œuvre de votre ou vos systèmes financiers et RH actuels (de nombreux systèmes ERP d’organisations à but non lucratif ont été installés il y a 10 à 15 ans[1], la durée de vie moyenne étant de 7 à 10 ans[2]), les solutions sur le marché ont beaucoup évolué.

Votre personnel s’attend à ce que la technologie ERP fonctionne aussi bien que les logiciels grand public

Considérez l’évolution de votre technologie personnelle au cours des dix dernières années. À la fin des années 2000, vous commandiez peut-être encore des DVD ou achetiez votre premier smartphone. Aujourd’hui, vous ne reviendriez probablement pas aux DVD si on vous en donnait l'occasion..

Mais nous nous contentons de systèmes ERP vieux de 10 ans. D’une part, parce que beaucoup d’entre nous ignorent les solutions qui pourraient remplacer les systèmes fragiles, disparates et complexes auxquels nous avons tous dû nous adapter. D’autre part, nous attendons toujours autre chose de la technologie tant sur le plan professionnel que personnel.

Toutefois, cette situation évolue, notamment à la suite des événements de 2020. Notre exposition constante à des expériences utilisateur fluides de bout en bout dans le monde de la technologie grand public signifie que les gens sont de plus en plus nombreux à ne pas accepter autre chose que « ça marche », même au travail.

Votre organisation à but non lucratif mérite un ERP qui travaille pour vous

Selon nous, l’avenir de votre organisation repose sur une plate-forme numérique qui travaille pour vous. Elle intègre et associe toutes les données importantes qui influencent votre travail, y compris les données financières et RH. Elle vous permet également d’associer toutes les autres données et applications importantes que vous utilisez, notamment :

• Les informations sur les subventions pour vous aider à suivre plus précisément les dépenses par rapport aux restrictions.
• La performance des programmes pour vous aider à déterminer ceux qui obtiennent les meilleurs résultats par rapport aux ressources qui y sont consacrées.
• La planification stratégique et la modélisation de scénarios pour anticiper différentes situations possibles...

... et même les applications « fantômes » utilisées par vos équipes de terrain, qui recueillent des données précieuses, comme les foyers épidémiques, les résultats d’enquêtes electorales ou les statistiques de collaboration du personnel, mais qui ne sont jamais associées au reste de l’organisation. Imaginez que vous puissiez associer directement les prévisions de vos équipes de terrain sur une épidémie à la planification financière de votre organisation, afin de vous préparer à une mobilisation accrue.

Ce type de plateforme vous permet d’avoir une vision plus globale de votre organisation et des possibilités offertes par les données pour une meilleure planification. De plus, elle favorise le télétravail en connectant vos employés aux outils dont ils ont besoin pour fournir efficacement des services n’importe où et vous donne une base plus flexible pour les transformations, les changements d’échelle et les pivots stratégiques futurs.