Retour d'expérience - mise en œuvre du cloud à l’Université Southern Illinois
Leçons du monde réel et conseils sur les meilleures pratiques tirés d'une récente mise en œuvre réussie de l'ERP Unit4 dans cette université de recherche publique.
La mise en œuvre d'un nouvel ERP n'est pas chose aisée, surtout lorsqu'il s'agit de passer d'un système existant à un nouvel environnement cloud.
Pour vous aider à comprendre à quoi ressemble le processus de migration vers le cloud pour un établissement d'enseignement supérieur lorsqu'il se déroule avec succès, nous nous sommes entretenus avec nos clients de l'Université Southern Illinois lors de l’évènement X4U de cette année.
Notre discussion a porté sur un large éventail de sujets liés à la migration vers le cloud, depuis les clés du succès jusqu'aux pièges les plus courants, en passant par la préparation et l'alignement nécessaires à une migration efficace et en douceur.
Nous avons retenu quelques-uns des points les plus importants de la discussion :
Avant de migrer, ayez une idée claire de la raison pour laquelle vous le faites...
Les objectifs sont un élément clé de la réussite de tout projet. Pour connaître vos objectifs, vous devez savoir quels problèmes vous essayez de résoudre et quels défis vous essayez de relever.
Dans le cas de la Southern Illinois University, la migration vers le cloud visait à renforcer la position de l'institution dans trois domaines principaux :
Reprise après sinistre : avec de multiples systèmes, sur site et hors site, gérant les fonctions de back-office de l'université dans les domaines des RH, des finances et d'autres opérations, ainsi que leurs besoins fonctionnels essentiels (par exemple, la gestion des étudiants), les différents secteurs de l'institution se trouvaient à des niveaux de préparation très différents pour mettre en œuvre la reprise des données et des systèmes en cas de perturbation majeure.
Une solution unifiée dans le cloud serait un véritable atout dans ce cas, avec une même et unique norme de reprise après sinistre mise en place dans tous les domaines fonctionnels.
Ecarts de connaissances IT : des systèmes fragmentés signifient des données fragmentées - et parfois l'institution entière est prise en otage par une infrastructure obsolète ou inadéquate dans un domaine qui interrompt les flux de travail dans d'autres. Constatant que personne ne maîtrisait l'ensemble du parc informatique opérationnel, l'université a décidé d'unifier ses systèmes dans le cloud pour améliorer la visibilité et l'efficacité.
Sécurité : En tant qu'institution à laquelle sont confiées les données personnelles de milliers d'étudiants, la Southern Illinois University a compris la nécessité d'un cadre de sécurité renforcé, et a également compris qu'un fournisseur moderne de cloud public est l'une des meilleures options disponibles pour le fournir.
Une mise en service réussie est une question de préparation et de collaboration
La mise en œuvre de la nouvelle solution cloud découle de la volonté de l’Université à déterminer si le cloud était la bonne solution pour relever leurs défis, et à leur choix de Unit4 en tant que fournisseur pour décider de la meilleure façon de structurer le processus.
Le projet a nécessité une collaboration étroite entre une équipe informatique centrale et plusieurs équipes informatiques fonctionnelles qui en dépendent, ainsi qu'un responsable customer success Unit4 – couvrant tout, des analyses coûts-avantages aux évaluations des besoins en personnel, en passant par les exigences techniques, fonctionnelles et logistiques du projet - jusqu'à la planification du meilleur mois de l'année pour lancer le processus afin de minimiser les perturbations autour des périodes d'activité essentielles (telles que l'audit financier ou l'accueil des étudiants).
Les trois clés de la mise en œuvre du cloud
- Communication et collaboration – avant toute chose, la « surcommunication » est la voie à suivre. Ce que vos équipes ne savent pas peut leur nuire. Veillez donc à ce que chacun soit conscient non seulement des possibilités et des capacités de toutes les personnes concernées, mais aussi du pourquoi et du comment, et à ce que chacun ait suffisamment de temps pour tester, déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et aplanir les difficultés.
- Assurez-vous que vos plans de test sont adaptés à l'objectif visé - testez chaque partie du système de bout en bout afin d'être certain qu'au moment de la mise en service, le système fonctionnera comme il est censé le faire, de sorte que les personnes qui dépendent de lui pour faire leur travail ne subiront aucune perturbation.
- Assurez-vous que vous êtes prêt pour le processus avant qu'il ne commence. La principale difficulté rencontrée par l'université au cours de la phase de planification était le manque de connaissances sur le cloud, son fonctionnement et la manière de définir correctement la portée du projet. En veillant à ce que vos administrateurs aient au moins une idée de l'ampleur du projet, vous faciliterez l'ensemble du processus (même si nous sommes heureux d'apprendre que nos consultants ont pris le relais pour faciliter l'apprentissage)
