Trouver un ciel plus bleu : Migrer vers Unit4 Financials sur Microsoft Azure – cas client Pinnacol

La technologie cloud présente de multiples avantages pour la plupart des organisations. Cela va d'une flexibilité et d'une évolutivité accrues à une réduction des coûts d'assistance, à l'élimination des coûts "cachés" liés aux temps d'arrêt, à la maintenance, aux mises à niveau et à l'obsolescence, et même à une sécurité accrue.

Mais pour de nombreuses organisations, le processus de migration peut sembler trop décourageant par rapport à ces avantages. "Si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas" est la loi tacite en matière d'informatique, et personne ne veut être celui qui n'a pas écouté et qui a causé un désastre.

Pour vous montrer à quel point le processus peut être fluide, j'ai interrogé l'un de nos clients qui a fait le saut il y a quelques années lors de notre évènement mondial X4U. Pinnacol Assurance est une compagnie d’assurance au service de quelque 57 000 entreprises et couvrant environ un million de travailleurs dans l'État du Colorado. Elle a récemment migré vers un déploiement en mode cloud de Unit4 Financials sur Microsoft Azure. Lors de la présentation à X4U, Catherine Beus, Senior General Accountant, nous explique le processus de migration et les avantages qu'il a apportés à son entreprise.

Pinnacol a rejoint Unit4 pour la première fois en 2012, en optant pour une installation sur site de Coda pour gérer leurs besoins comptables. Bien que cette solution ait été considérée comme excellente (car elle pouvait être développée selon leurs spécifications exactes), ils ont rapidement constaté que l’architecture sur site présentait deux inconvénients majeurs :

1. L'entreprise ne disposait pas de l'expertise sur site nécessaire pour résoudre les problèmes de performance, ce qui signifie qu'elle n'avait aucun moyen de surmonter des conditions inférieures aux normes.
2. Les performances n'étaient pas toujours aussi bonnes qu'attendues. Par exemple, la création d'un tableau de hiérarchie prenait 4 heures, ce qui constituait un véritable obstacle à la production des données financières et des rapports dont ils avaient besoin.

Pinnacol a commencé à étudier l'environnement cloud comme option pour relever ces défis et a choisi de passer à une version cloud de Unit4 Financials en 2016. Il y a eu des avantages immédiats – comme les serveurs étaient gérés pour eux, il y a eu une réduction instantanée de la charge de travail informatique et une diminution de la dépendance envers les équipes informatiques pour le support et la maintenance. Ils ont également constaté une plus grande visibilité de leurs coûts opérationnels. Mais ils ont également bénéficié d'un bien meilleur niveau de continuité de service et de contrôle des risques qui continue de porter ses fruits à ce jour - en particulier face à de nouveaux défis comme le COVID.

Depuis un certain temps déjà, Pinnacol encourage les employés à faire régulièrement du télétravail, car ils estiment que cela améliore l'équilibre vie professionnelle/vie privée et la productivité. Une solution de comptabilité en mode Cloud était un élément clé de cette approche. Avec l'arrivée de la pandémie, la solution d'Unit4 les a mis en position de force pour continuer à travailler à domicile avec un horizon à beaucoup plus long terme.

Mais il est intéressant de noter que le fait d'avoir migré vers le cloud dès le début de la crise a tout de même eu un effet accélérateur sur la façon dont l'entreprise a utilisé ses systèmes. Bien que le travail quotidien des équipes comptables ait pu être facilement rendu totalement distant, certains processus clés, comme l'impression des chèques, devaient encore avoir lieu au bureau sur une machine dédiée. Cependant, Pinnacol a pu utiliser les fonctionnalités de notre solution cloud pour commencer à effectuer cette tâche à distance également, sans compromettre la sécurité afin de créer un ensemble de pratiques de travail plus sûres pour leur personnel. En tant qu'assureur centré sur la santé et la sécurité au travail de ses assurés, cela était extrêmement important.

En fait, la crise du COVID a aidé Pinnacol à réaliser qu'ils n'utilisaient pas Unit4 Financials à son plein potentiel, et la nouvelle normalité les a conduit à optimiser le système. Ils utilisent actuellement la solution pour créer une chambre de compensation automatisée (ACH) pour le paiement sécurisé des fournisseurs, et dans la prochaine mise à jour, ils profiteront d'encore plus de fonctionnalités comme la « fonction par entreprise » (pour restreindre l'accès des utilisateurs à différentes parties de leur portefeuille client) et amélioreront les processus généraux de gestion des accès avec des modules de libre-service.

Cela signifie que Pinnacol sera en mesure d'améliorer la sécurité grâce à leur passage au cloud plutôt que de la mettre en péril - et de créer des processus plus fluides et plus efficaces pour commencer.

La possibilité d'automatiser certaines parties du processus de fin de mois offre également d'autres possibilités d'efficacité et d'innovation qui ne seraient tout simplement pas possibles avec une installation sur site - ou sans le calendrier de lancement continu de nouvelles fonctionnalités d'une solution cloud.