Processus eRFX : Les 6 erreurs à éviter

1 - Planification inadéquate

Un solution eRFx efficace nécessite une planification méticuleuse dès le départ. Si vous sautez l'étape cruciale de la planification ou si vous vous y prenez à la légère, vous risquez de rencontrer toute une série de problèmes à un stade ultérieur du processus. Pensez à éviter les erreurs suivantes au cours de la phase de planification :

Vous ne vous êtes pas fixés d’objectifs

Si vous ne définissez pas d'objectifs clairs pour votre eRFx, vous ne saurez tout simplement pas ce que vous essayez d'atteindre, ni comment en mesurer le succès.

Vous devez définir clairement le but de l'eRFx. Posez-vous la question suivante : « Qu'est-ce que j'essaie d'accomplir ? » Cherchez-vous à réduire les coûts, à consolider votre base d'approvisionnement, à améliorer les relations avec les fournisseurs ou à améliorer la qualité des produits ? Il est essentiel d'avoir des objectifs bien définis dès le départ pour guider l'ensemble du processus eRFx.

Vous n'avez pas de calendrier réaliste

Fixer des délais irréalistes ou simplement ne pas laisser suffisamment de temps aux fournisseurs pour répondre peut conduire à des propositions précipitées et à une faible participation des fournisseurs, et donc à des résultats médiocres.

Pour réussir, vous devez créer un calendrier bien structuré qui comprend, entre autres, les éléments suivants :

• Date limite pour les questions et réponses des fournisseurs (pour poser des questions)
• Date limite pour les questions-réponses avec l'acheteur (pour répondre aux questions)
• Date limite pour l'eRFx
• Date limite pour informer les fournisseurs un retour d'information sur leurs propositions
• Dates des négociations définitives
• Date de début du contrat (et durée)

Vous devez également veiller à ce que le calendrier corresponde à vos objectifs, à une éventuelle date d'expiration du contrat et à la complexité du projet eRFx en question.

Vous n'impliquez pas suffisamment les parties prenantes

En négligeant d'impliquer les principales parties prenantes, telles que les utilisateurs finaux, le service juridique, le service financier et le service informatique, peut entraîner des modifications imprévues de l'eRFx qui susciteront des frustrations chez les fournisseurs et des retards inutiles.

Vous devez impliquer les parties prenantes dès le début du projet afin d'obtenir les informations nécessaires, de fixer des attentes réalistes et de garantir l'engagement de chacun. Cette contribution des parties prenantes sera inestimable lorsqu'il s'agira de rédiger les documents eRFx, d'évaluer les réponses des fournisseurs, de prendre la décision finale et de mettre en œuvre le nouveau contrat.

Il y a un manque de coordination en interne

Le fait de ne pas aligner les équipes et les services internes au cours du processus eRFx est souvent source de conflits et de confusion.

La meilleure solution consiste à organiser des réunions pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. N'oubliez pas de communiquer clairement les rôles, les responsabilités et la stratégie globale afin d'éviter tout conflit interne.

Pas d'alignement des ressources 

Si vous dépendez des ressources d'autres départements, par exemple pour : rédiger les spécifications, répondre aux questions techniques des fournisseurs pendant l'eRFx, tester les produits/solutions suggérés par les fournisseurs ; il est nécessaire d'aligner la disponibilité des ressources sur le calendrier fixé.

Le fait de ne pas aligner les équipes et les départements internes au cours de la phase de planification entraîne souvent des conflits et une certaine confusion.

Encore une fois, le fait d’organiser des points hebdomadaires reste l’une des meilleures options.

2 - Des exigences mal définies

Pour qu'un projet eRFx soit couronné de succès, il doit s'accompagner d'un ensemble d'exigences claires et exhaustives. Des exigences vagues ou incomplètes peuvent souvent faire dérailler l'ensemble du projet, alors assurez-vous de ne pas commettre ces erreurs non plus :

Fournir des informations incertaines

Des instructions vagues, voire ambiguës, peuvent entraîner des malentendus chez les fournisseurs et, en fin de compte, des soumissions insatisfaisantes.

Veillez à consacrer du temps à la rédaction de spécifications détaillées et précises. Essayez d'utiliser la terminologie standard de l'industrie et allez plus loin en fournissant des exemples ou des images pour clarifier vos attentes.

La rédaction de spécifications précises est généralement plus facile pour les produits/services déjà fournis par votre entreprise, mais elle peut s'avérer très difficile pour les produits/services nouveaux pour votre entreprise. Dans ce cas, encouragez vos fournisseurs à partager leurs idées et leurs recommandations, envisagez d'organiser un forum ou un atelier fournisseurs, afin de favoriser la collaboration et tirer des enseignements de leur expérience au lieu d'essayer de rédiger des spécifications pour quelque chose dont vous n'avez pas les connaissances de base.

Ne pas tenir compte de l'expertise et des idées des fournisseurs peut souvent devenir une occasion manquée de bénéficier de leur connaissance du secteur et de leurs innovations.

3 - Ne pas fixer de critères d'évaluation des fournisseurs 

Une autre partie cruciale de la phase de planification consiste à déterminer les critères d'évaluation que vous utiliserez pour analyser les réponses des fournisseurs. Évitez les situations suivantes :

Vous établissez les critères au cours de la phase de planification

Les critères d'évaluation doivent être établis avant la création de l'eRFx, car ils doivent guider la construction de l'eRFx. S'ils ne sont pas établis dès le départ, vous risquez de construire l'eRFx d'une manière qui, dans le meilleur des cas, compliquera votre évaluation et, dans le pire des cas, la rendra impossible.

Vous ne communiquez pas les critères aux fournisseurs

Il est important de se demander si certains critères d'évaluation ou l'ensemble d'entre eux doivent être communiqués aux fournisseurs. Il est plus facile pour les fournisseurs de façonner leur offre s'ils savent sur quoi ils sont évalués. S'agit-il, par exemple, de 40 % de qualité et de 60 % de prix, ou s'agit-il uniquement de prix ?

Vous quantifiez pas assez les critères 

Il est important de quantifier les critères afin de procéder à une bonne évaluation après la date limite de l'eRFx. L'évaluation sera basée sur l'intuition si les critères n'ont pas été rendus mesurables d'une manière ou d'une autre.  Plusieurs options sont disponibles, par exemple, segmenter les critères en "must have" et "nice to have", et disqualifier les fournisseurs qui ne répondent pas aux "must haves".

La notation peut également être appliquée dans l'eRFx, ce qui permet de documenter l'importance de chaque critère et le poids de chaque question sous-jacente et, en fin de compte, de noter la réponse fournie par chaque fournisseur.

4 - Négliger la qualification des fournisseurs

Un autre aspect crucial pour la réussite de tout projet eRFx est de s'assurer que les fournisseurs sélectionnés possèdent les qualifications nécessaires. Évitez de commettre les erreurs suivantes si vous ne voulez pas négliger la qualification des fournisseurs :

Vous ne sélectionniez pas judicieusement vos fournisseurs

Inviter des fournisseurs non qualifiés à participer à l'eRFx risque non seulement de vous faire perdre du temps et des ressources, mais aussi d'en faire perdre aux fournisseurs.

Il convient donc d'envisager la mise en œuvre d'une solution de préqualification, telle que Scanmarket SRPM, afin d'évaluer facilement la stabilité financière des fournisseurs, leur expérience dans le secteur et leur conformité aux exigences réglementaires avant qu'ils n'aient la possibilité de participer à l'eRFx.

Une autre solution consiste à diviser votre processus eRFx en plusieurs étapes, dont la première serait une demande de renseignements de pré-qualification visant à déterminer à haut niveau si les fournisseurs en question sont qualifiés pour participer à l'eRFx final. L'appel d'offres se concentrera donc sur un ensemble de qualifications indispensables et servira à présélectionner les fournisseurs pour l'eRFx final.

Vous ne tenez pas compte de leurs performances passées

Si vous négligez d'examiner les performances des fournisseurs, vous risquez d'inviter des fournisseurs peu performants qui coûtent beaucoup de ressources et de temps à votre entreprise.

Veillez donc à collecter les informations internes déjà disponibles pour évaluer les performances actuelles ou passées d'un fournisseur, par exemple en termes de qualité, d'exactitude des livraisons, de litiges, d'assistance à la clientèle, etc. Cette analyse interne peut permettre d'éliminer certains fournisseurs de la suite du processus eRFx, et donc de gagner beaucoup de temps.

5 - Ignorer la collaboration avec les fournisseurs

Pour qu'un projet eRFx soit considéré comme véritablement réussi, il doit également dépasser la forme d'une simple transaction. Les projets eRFx réussis favorisent la collaboration et renforcent les relations. Voici ce que vous devez faire pour éviter de négliger la collaboration avec les fournisseurs :

Communiquez pas avec vos fournisseurs (en temps voulu) 

Traiter les projets eRFx comme des transactions commerciales unilatérales peut conduire à des relations faibles et à une panoplie d'opportunités manquées.

Il est impératif d'établir des lignes de communication ouvertes et transparentes. Encouragez vos fournisseurs à demander des éclaircissements si nécessaire et à fournir un retour d'information tout au long du processus. Pour des raisons de transparence, veillez à maintenir la communication au sein de l'outil eRFx. Si des réunions/appels de fournisseurs sont nécessaires, veillez à documenter l'appel dans le projet eRFx pour vous assurer que tous les détails sont documentés. Ceci est particulièrement important pour les projets eRFx qui s'étendent sur plusieurs mois.

Le fait de ne pas répondre aux demandes ou aux préoccupations des fournisseurs en temps voulu peut également nuire aux relations avec les fournisseurs et entraver le processus.

L'adoption d'une solution telle que Scanmarket eRFx vous permet de recevoir des alertes lorsque des demandes de renseignements de la part des fournisseurs sont créées, ce qui vous permet de répondre avec la rapidité et les informations nécessaires.

Investissez dans la formation des fournisseurs 

Poursuivre un processus eRFx qui ne donne pas les résultats escomptés malgré tout, c'est tout simplement courir au désastre. Soyez prêt à abandonner ou à modifier tout processus qui ne produit pas les résultats escomptés et n'oubliez pas que la flexibilité est essentielle à l'amélioration continue.

6 - Manque de flexibilité 

Dans l'environnement commercial actuel, rapide et dynamique, la flexibilité est essentielle. Voici quelques autres erreurs que vous devez éviter si vous voulez garantir le succès de tout projet eRFx :

Vous êtes réfractaire au changement

La résistance à la modification de votre eRFx en réponse à de nouvelles informations peut également vous faire manquer des opportunités. Nous espérons tous construire l'eRFx parfait, mais si vous n'y parvenez pas, accueillez rapidement le changement comme une opportunité d'amélioration, au lieu de reporter la décision d'ajustement jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

Poursuivre un projet eRFx qui ne donne pas les résultats escomptés malgré toutes les preuves, c'est tout simplement courir à la catastrophe.

Il faut être prêt à mettre fin à un projet eRFx qui ne profite pas à l'entreprise au lieu de s'accrocher à de faux espoirs.

En conclusion

Des processus eRFx solides ont véritablement révolutionné la gestion des achats et des fournisseurs, offrant efficacité, économies et amélioration des relations avec les fournisseurs. Toutefois, les entreprises doivent rester vigilantes si elles veulent éviter les erreurs courantes qui peuvent nuire à l'efficacité de leur processus. En abordant les questions liées à la planification, aux exigences, à la collaboration, à la communication, à la qualification et à la flexibilité, vous pouvez otpimiser votre processus eRFx et vous assurer qu'il sera vraiment couronné de succès. N'oubliez pas qu'un processus eRFx efficace profite non seulement à votre entreprise, mais renforce également les relations avec les fournisseurs, ce qui se traduit en fin de compte par de meilleurs résultats pour toutes les parties concernées.