Slik forbereder du deg til en vellykket ERP-implementering

Det er flere trinn du bør tenke igjennom før du starter implementeringen. Forberedelser og beredskap er viktige faktorer for å lykkes med jobben.

Før hovedprosjektet starter, kan du følge disse beste praksisene for ERP-implementering for å gjøre veien videre enklere. Ved å ta initiativ til å følge disse trinnene før du inngår den endelige avtalen, vil det bli en enklere inngang til prosjektet og man sender et positivt signal til alle involverte parter i organisasjonen.

Faser i ERP-implementeringen

1.    Finn ut hva som trengs av ressurser

En av de viktigste faktorene for å oppnå en vellykket implementeringsprosess, er å sette sammen et strukturert team med god forståelse av prosjektets mål. For å kunne utarbeide er realistisk prosjektplan for ERP-implementeringen er det avgjørende å bestemme på forhånd hvem som skal delta i prosjektet slik at man kan bestemme hvilke ansvarsområder som skal fordeles. Hvilke utfordringer må håndteres, og hvem skal være ansvarlig for å løse dem? Hvem vil til syvende og sist ha ansvaret for å definere implementeringsfasene, sette milepæler, fordele oppgaver og sørge for at prosjektet blir fullført innenfor tidsrammen? Sørg for å forberede teamet ditt på disse kravene på forhånd.

2.    Utvikle en strategi for endringshåndtering

En effektiv ERP-implementering innebærer en solid plan for håndtering av endringer. Endringer er alltid utfordrende, både for enkeltpersoner og organisasjoner. Derfor er det viktig å betrakte ERP-implementering som en endringsledelsesprosess og utvikle en strategi som støtter endring blant ledere og team.

Ledelsen bør være tydelige på visjonen og motivasjonen bak endringen, da deres engasjement er avgjørende for å få alle nivåer av organisasjonen til å omfavne systemet og tilpasse seg de nye strategiske prioriteringene. Sikre at du har støtte og god forankring i ledelsen.

Det er også viktig å involvere IT-teamet, da deres engasjement er avgjørende for å minimere risiko og sikre at sluttbrukerne har tilgang til de nødvendige verktøyene for å jobbe effektivt gjennom hele prosessen. Sammen kan alle parter bidra til en jevn og vellykket implementering av ERP-systemet.

I tillegg er det viktig å være oppmerksom på at motstand mot endringer er en naturlig del av prosessen. Det kan være vanskelig for folk å ta i bruk nye verktøy, selv om de ønsker å lære. Derfor er det viktig å kommunisere med brukerne dine og identifisere hindringene som oppstår, slik at de kan løses systematisk etter prioritet og kritikalitet. Ved å lytte til brukernes bekymringer og utfordringer kan du iverksette tiltak og aktiviteter som hjelper dem med å akseptere og dra nytte av de nye verktøyene.

3.    Identifiser eksisterende systemer og hvilke endringer de krever

Et ERP-system samhandler som regel med en rekke andre systemer som er kritiske for virksomhetens prosesser. Disse må vurderes og beslutning tas for hvilke av disse systemene som må erstattes eller integreres med det nye ERP-systemet. 

Moderne integrasjoner er sømløse uten filflytting mellom systemene, og dette setter høye krav til datakvalitet på begge sider. Det er heller ikke sikkert at alle systemene bedriften har støtter moderne teknologi slik at de også bør skiftes ut. 

Ikke undervurder betydningen av integrasjonene. Disse kan være komplekse og tidkrevende å sette opp slik at fremdrift i prosjektplanen blir presset. Derfor er det viktig med grundig prosjektplanlegging og opplæringsprogrammer for de involverte. 

4.    Forberedelse på datamigrering

En solid strategi for datamigrering er avgjørende for enhver ERP-implementering, uansett hvor god implementeringsstrategien er. Uttrykket "garbage in - garbage out" er relevant for alle systemer. Derfor er det nødvendig å planlegge grundig hvordan du skal hente ut og migrere dataene dine, slik at det nye ERP-systemet får en god start. Mangel på forberedelser til datamigrering er en vanlig årsak til mislykkede ERP-implementeringer.

Det er viktig å utvikle tydelige retningslinjer for hvor den nye løsningen skal lagre data, slik at du er i samsvar med gjeldende lover og regler. I tillegg er det viktig å sikre at den nye plattformen har kapasitet til å samle data fra ulike kilder på en effektiv måte. Ved å adressere disse faktorene vil du være bedre rustet til å håndtere migreringsutfordringene og sikre en vellykket implementering av ERP-systemet.

5.    Identifisere eksisterende prosesser og påvirkningen av implementeringen

Ved implementering av ERP er det viktig å huske at det handler om mer enn bare IT. Faktisk dreier det seg hovedsakelig om forretningsprosessene. Som en del av forberedelsene til designfasen bør du sette av tid til å snakke med de ansatte og kartlegge hvilke prosesser de er avhengige av for å utføre jobben sin. Dette vil hjelpe deg med å identifisere kritiske prosesser som er nødvendige for at driften skal fungere, og planlegge hvordan du kan opprettholde dem gjennom hele implementeringsfasen. Dette vil bidra til å unngå tap av tid og inntekter, samtidig som det opprettholder engasjementet hos de ansatte i endringsprosessen. Ved å sette søkelys på prosessene sikrer du en smidig overgang og optimal bruk av det nye ERP-systemet.

6.    Ta deg tid til å tenke gjennom hvordan du kan oppnå suksess

I tillegg til alt vi har diskutert tidligere, er det flere ting du bør vurdere før implementeringen. Dette inkluderer blant annet å forberede opplæringsplaner. Et trinn som ofte overses, men uten tvil viktig, er å utvikle en visjon for suksess. Dette innebærer å identifisere hvilke problemer du ønsker det nye ERP-systemet skal løse, konsekvensene av å ikke gjøre noe og viktigst av alt, hvem som skal være ansvarlig for prosjektet.

En sterk strategisk visjon for prosjektet vil hjelpe deg med å bestemme hvordan det nye ERP-systemet skal integreres med resten av virksomheten, hvilken funksjonalitet det skal ha, og de totale kostnadene og fordelene det vil gi. Dette vil også hjelpe deg med å forstå omfanget av oppgaven, om du trenger ekstern hjelp eller ikke, og gi deg en realistisk forståelse av hvor klar du er for implementeringen før du setter i gang. Ved å ta deg tid til å tenke grundig gjennom disse faktorene, legger du grunnlaget for en vellykket implementering av ERP-systemet.

Hvordan kan Unit4 hjelpe deg med å implementere ditt neste ERP-system?

Unit4 tilbyr avanserte ERP-programvareløsninger som kan styrke din virksomhet og effektivisere budsjettplanlegging og -analyse. Vi er engasjert i å hjelpe deg med å få det nye systemet i drift på kort tid. Vår tilnærming innebærer bruk av bransjespesifikke implementeringsmodeller som er skreddersydd for ulike vertikaler, og som bygger på beste praksis med forhåndsdefinert oppsett. Dette gjør at vi kan implementere den nye løsningen dobbelt så raskt som gjennomsnittet. Med våre løsninger får du tilgang til all den funksjonaliteten som medarbeiderne dine trenger for å arbeide effektivt.

Ta kontakt med oss i dag for å lære mer om våre løsninger og hvordan vi kan støtte deg!