Hvorfor eldre IT-systemer med dårlig integrasjon ikke kan støtte fjernarbeid på en effektiv måte

Implementeringen av ny teknologi kan være kostbar og tidkrevende, og det kan bli mye frustrasjon når teamene skal tilpasse seg nye systemer. Men pandemien har lært oss at gamle og utdaterte systemer ikke holder mål. De støtter ikke fjernarbeid på en tilfredsstillende måte, og ettersom det nå er en integrert del av arbeidslivet, skaper dette store problemer for mange bedrifter. 

I mange tilfeller fører vedvarende bruk av gamle systemer til høyere kostnader, spesielt når det gjelder datasikkerhet, manglende integrasjon, dårlig håndtering av data og viktigst av alt, begrensninger i skalerbarhet og vekstmuligheter. Ifølge en rapport fra den globale forskningsorganisasjonen SPI for 2022, "presterer organisasjoner best ved å utvide IT-investeringene, reinvestere i infrastruktur og redusere forretningskostnader ved å skifte ut eldre forretningsapplikasjoner."

Eldre systemer og fjernarbeid

Da virksomheter stengte ned sine fysiske lokasjoner våren 2020, var det liten tid til å forberede seg på overgangen til fjernarbeid. Mange IT-team slet med å imøtekomme de ansattes grunnleggende behov. Nå, nesten tre år senere, ser vi at bedrifter som fortsatt bruker gamle systemer begrenser de ansattes muligheter til å jobbe eksternt. Disse systemene er lite fleksible, har begrenset funksjonalitet og krever omfattende tilpasninger for å støtte fjernarbeid. Ifølge en PAC-rapport fra 2022 anser nesten tre fjerdedeler (71 %) av profesjonelle tjenesteytere at avhengigheten av eldre applikasjoner er en av de viktigste hindringene for å fremme innovasjon i organisasjonen.

Systemene er lite fleksible, lite robuste og krever som regel omfattende tilpasninger for å gi de ansatte den funksjonaliteten de trenger for å jobbe hjemmefra. Ifølge PAC-rapporten fra 2022 anser "nesten tre fjerdedeler (71 %) av profesjonelle tjenesteytere at avhengighet av eldre applikasjoner er en av de viktigste hindringene for å fremme innovasjon i organisasjonen". 
 
Når ansatte og kunder jobber hjemmefra, har kompleksiteten i prosjektene økt, og det har blitt vanskeligere å håndtere dem effektivt. Det er blitt vanskeligere å overholde prosjektmilepælene og tilfredsstille kundenes krav.  
 
Organisasjoner som ikke har teknologi som støtter fjernarbeid, har slitt med å tilpasse seg og drive effektivt. De eldre systemene deres maksimerer ikke gevinsten ved å jobbe hjemmefra.

Kostnadene ved å holde fast ved et gammelt system 

Kostnadene ved å vedlikeholde et gammelt ERP-system i løpet av fem år kan ofte bli dyrere enn å erstatte det med et skybasert ERP-system, og kunder som ønsker å redusere antallet lokale lisenser, vil få en tøff kamp med leverandørene om vedlikeholdskostnadene. Legacy-leverandørene forventer også at oppgraderinger og salg av flere moduler skal bidra til å øke inntektene, så teknologi- og innkjøpsledere må finne forretningsverdi i oppgraderinger. 
 
Tilpasninger av eldre systemer kan overstige kostnadene for et ferdigutviklet system. For å unngå utviklings- og løpende vedlikeholds- og oppgraderingskostnader må teknologiledere forstå hvilke funksjoner som er helt avgjørende for organisasjonen, slik at de kan finne et system som dekker behovene. 

Én enkelt kilde til sannhet

Eldre systemer er ofte fragmenterte og baserer seg på regneark og databaser som ikke er integrerte og er derfor utsatt for inntastingsfeil. Organisasjoner som ikke har noe sentralt datalager, har store begrensninger når det gjelder å få innsikt i dataene. Å basere seg på eldre IT-systemer for å håndtere data og kritiske organisasjons- og tjenesteleveranseprosesser kan føre til økte kostnader. Det understreker viktigheten av riktig infrastruktur og riktige prosesser for å få mest mulig ut av data, ressurser og medarbeidernes kunnskap og ekspertise. 
 
Å ha én enkelt kilde til sannheten er imidlertid ikke den eneste grunnen til at utskifting av gamle systemer er blitt en topprioritet. Gamle IT-systemer skaper ofte flere problemer enn de løser. Det kan skape sikkerhetsproblemer, det gir ikke god valuta for pengene, og det kan skape hindringer for effektiv og forskriftsmessig bruk av data. Det kan også ha stor innvirkning på demoralisering, frustrasjon, engasjement og misnøye blant dem som bruker det.

Legge eldre IT bak seg 

Det er ikke mulig å kjøpe inn nye løsninger og forsøke å integrere dem i et eksisterende økosystem som ikke er egnet til formålet. Organisasjoner må tenke nytt når det gjelder IT-innkjøp. Fremveksten av offentlige skyløsninger har gjort SaaS-modellen for IT-leveranser langt mer kostnadseffektiv, effektiv og sikker (i mange tilfeller) enn tradisjonelle lokale løsninger. 

Slik kan Unit4 hjelpe profesjonelle tjenesteytere med å overvinne arven fra gamle IT-løsninger 

I Unit4 har vi utviklet teknologiløsninger spesielt for profesjonelle tjenesteytere i 40 år. Dette, kombinert med vår ekspertise og betydelige kunnskapsbase, betyr at vi ikke bare kan tilby løsninger som er tilpasset behovene til en organisasjon som er avhengig av medarbeidernes ekspertise for å sikre en tjenesteleveranse av høy kvalitet, men også at vi kan implementere dem og hjelpe deg med å realisere verdi raskere enn vanlige IT-implementeringsprosjekter. 
 
Vår nylig lanserte neste generasjons ERP-plattform, ERPx, er både skybasert og konstruert med tanke på effektiv kostnadsberegning og skalering. Den er bygget opp rundt en mikrotjenestearkitektur som utnytter de siste fremskrittene innen kunstig intelligens til å bygge intelligent automatisering i alle prosesser som organisasjonen er avhengig av for å lykkes. Medarbeiderne dine slipper en stor del av administrasjonsbyrden og får én enkelt sannhetskilde for alt som skjer i det delte arbeidsmiljøet - slik at de kan fokusere på jobben de er ansatt for å gjøre, og dermed øke engasjementet og produktiviteten. 
 
Gå til vår nye nettside: utdaterte ERP-systemer for å finne ut hva som skiller Unit4 fra andre, hvor enkelt det er å bytte, hva du kan oppnå og hva ekspertanalytikerne har å si.