Forbedret flyt av reiseregninger med maskinlæring
Ved å ta i bruk Unit4 Travel & Expenses har Backe Entreprenør fått et bedre system for håndtering av utlegg og reiseregninger.
- Å få på plass en god løsning for de som skal skrive reiseregninger var hele tiden det overordnede målet, sier lønningssjef Beathe Nilsen i Backe Entreprenør.
Hun påpeker at løsningen ikke ble implementert for å spare tid, men for å gi de ansatte en løsning som er bedre å bruke, lettere å kontrollere og hvor det er automatikk i utbetalinger og innberetninger.
Hverdagsdigitalisering
Før Backe Entreprenør tok i bruk Unit4 Travel & Expenses leverte de ansatte utleggs- og reiseregninger manuelt. Det var tidkrevende og kjedelig, og de ansatte utsatte leveringene, noe som førte til at det ble forsinkelser i utbetalingene.
Nilsen var prosjektleder da de bestemte seg for å bytte løsning, og de var på jakt etter en løsning som fungerte godt mot systemene de allerede hadde. Hun er klar på at verden går den veien, at det meste blir digitalt, og strategien i Backe er digitale løsninger og systemer. Hun understreker at det ikke skal digitaliseres for digitaliseringens del, men at det gir noe tilbake til de ansatte i deres arbeidshverdag.
Etter en presentasjon av løsningen til Unit4 Travel & Expenses, fant Backe Entreprenør ut at systemet dekket selskapets behov.
- Vi har flere brukere som kun bruker mobil og som ikke er inne på kontor daglig, og vi ville ha en løsning som var enkel for dem også. I tillegg ville vi ha på plass en løsning som gir riktig regnskap og at hele arbeidsflyten blir korrekt, sier Nilsen.
Raskere betaling til ansatte
Siden det var en etterlengtet løsning er hennes inntrykk at både de som skal godkjenne regningene og øvrige ansatte nå er mer fornøyd, fordi det er mer kontroll, og de ansatte får pengene raskere tilbake. Nå er det enklere å ta det etter hvert. Man kan begynne på reiseregningen med en gang og det oppleves fint for de ansatte at det ikke er så mye administrasjon.
Flyten er tydelig for de som skal kontrollere. Man ser belastninger og kvitteringer i skjermbildet og man kan raskt sende tilbake regninger for korreksjoner. Det gjør at flyten har blitt mer effektiv, sier Nilsen
Beathe Nilsen
Lønningssjef hos Backe Entreprenør
For de ansatte er det, ifølge Nilsen, flere ting som gjør at flyten går raskere.
- De kan gå inn å se hvor regningen ligger i prosessen, i sanntid, noe man ikke kunne før. Det blir mindre uklarheter og spørsmål, og man føler at man kan bruke tiden på jobben i stedet for å bruke masse tid på administrasjon av regningene, påpeker Nilsen.
I tillegg er det hele tiden en læringsprosess for de ansatte. Tidligere kunne man føre utleggs- og reiseregninger for andre, det kan man ikke lenger.
- Nå må alle gjøre sine regninger og alle får et annet eierskap til det, og har ansvaret for hva som blir registrert. Er det feil får du tilbakemelding, og det er bra, for da må man rette selv og lærer av det, forteller Nilsen.
Viktig med dialog
Da Backe Entreprenør hadde valgt løsning begynte de å bygge løsningen helt fra bunnen av, og implementeringen startet rett etter sommerferien i 2020.
- Vi har fått rask respons og gode tilbakemeldinger på de spørsmålene vi stilte fra supportapparatet, og det er jeg veldig fornøyd med. Det er mye man skal ta inn over seg og mye som skal defineres, og rutiner skal settes. For meg var også dialogen i etterkant viktig, sier Nilsen.
De kjørte i gang to piloter over to måneder. De rullet ut til to av tolv selskaper 12. oktober, og 2. november rullet de ut til resten av selskapene. De passet da på at de hadde en pilot som utfordret litt og som hadde stor variasjon i type regninger som ble levert.
- Jo flere regninger - jo bedre blir systemet siden det er maskinlæring. Det er en befrielse at det ruller og går, sier Nilsen og fortsetter:
Man har jo et visst tidspress på seg i en prosess og i tillegg har vi en jobb ved siden av som skal gjennomføres. Men det var en gøy prosess.
Fakta om Backe Entreprenør
Backe Entreprenør er en entreprenør med 12 selskaper som alle har tatt i bruk Unit4 Travel & Expenses.
Backe Entreprenør bygger blant annet hus, skoler og idrettshaller. De er omkring 800 ansatte, og har hovedkontor på Lysaker i tillegg til lokale kontorer flere steder i Norge.
Både håndverkere og funksjonærer fører og leverer reiseregninger og utlegg de har i Unit4 Travel & Expenses.
Foto: Einar Aslaksen
