Fem måter som teknologi kan hjelpe byggefirmaer til å jobbe smartere og bedre ved kostnadsberegninger

Hver dag produseres det enorme mengder av data i bygg– og anleggsbransjen. Og med stadig økende krav til datafangst og analyse på grunn av lovgivning og styring og kontroll, er det et økende behov for enklere og mer nøyaktige måter å samle og analysere data på. 

Når det kommer til kostnadsberegninger (kalkyler) kan innsikt fra data i bygg- og anleggsprosjekter bidra til kontinuerlig strategisk forbedring som vil øke produktiviteten og lønnsomheten. Men det er viktig at man er 100% sikker på at dataene er nøyaktige- og man trenger én kilde til sannheten.

I dag bruker mange bygg – og anleggsfirmaer fortsatt ulike varianter av den gamle «Excel-modellen» til å lagre data om kostnadsprising (anbuds og prosjektkalkyler). Men teknologien muliggjør en mye rikere/større datafangst, og volumet av data sørger for at kostnadskalkylen nå kan være basert på virkelige data i stedet for subjektiv vurdering av erfaring fra tidligere år.

Kostnadsberegninger (kalkyler)

Generelt sett involverer bygg- og anleggsprosjekter to typer av kostnader. Harde kostnader som inkluderer ting som utstyr, materiale, arbeidskraft og utgifter til entprenører. Myke kostnader inkluderer prosjektering, design, konsulenthonorarer, søknader/løyver, advokatkostnader, forsikring og finansiering. Men estimater er omtrentlige, det er ikke faste kostnader og disse vil variere i henhold til alle faktorer. Mangel på materialer, økende drivstoffkostnader og til og med værforhold kan påvirke estimerte kostnader.  

Det er helt essensielt å holde styr på variasjonen i data knyttet til bygg- og anleggsprosjekter. Dersom man ikke overvåker dette, vil man aldri kunne forutse om man tjener penger eller ikke på et gitt prosjekt. 

Teknologi og automatisering

Hemmeligheten bak et lønnsomt og veldrevet bygg- og anleggsfirma er «å kjenne kostprisen» for alle prosjektene. Når du har god oversikt og kontroll på hva ting koster, kan du være mer presis i hva du tilbyr. Du kan til og med tilby en bedre pris. For alle prosjekter er det viktigste spørsmålet som må besvares; «hva er den virkelige kostnaden»?

Dagens kostnadsmodell i bygg– og anleggsbransjen er ikke optimal, og den kan forbedres betraktelig ved å samle korrekte historiske og nøyaktige data. Hvis du har gode data og standarder kan du deretter se nærmere på automatisering. Det vil hjelpe bygg- og anleggsfirmaer til å forstå egne styrker og svakheter; hvor de kanskje taper penger eller hvor de tjener mest. Det vil øke konkurransedyktigheten ettersom de trygt vil kunne gi mer nøyaktige bud.

Hvis et bygg– og anleggsfirma skal komme seg ut av silotankegangen som bidrar til økte kostnader, må alle som jobber i bedriften jobbe sammen og dele informasjon. Det må tas i bruk teknologi og integrerte programvareløsninger for å endre prosesser, forbedre samarbeid og øke effektiviteten.

1. Nøyaktighet

Det å ha oversikt over brukt arbeidstid, materialer og utstyr og alle andre kostnader er kritisk for hvilket som helst prosjekt. Dagens estimater er kalkulert ut fra flere kilder (fra timelister til faktura, økonomiske fakta og foreløpige beløp.) Dette krever mye administrasjon og fører til at prosjektledere sliter med å forstå hvilke avtaler som er inngått, hva som allerede er betalt og hvor mye man skylder for utført arbeid. 

Innsamling av data rett fra kilden og administrasjon gjennom én enkelt plattform gjør jobben mye enklere og man får så nøyaktige estimater som mulig. I tillegg får man den mest kostnadseffektive leveransemetoden for hvert prosjekt. Dette sørger for nøyaktigheten som trengs for å holde kostnadene nede og gir en profesjonell tilnærming som skroter den tradisjonelle estimeringsmodellen som ikke er akseptabel i dagens bygg- og anleggsbransje. 

2. Rask respons på endringer

Bygg- og anleggsprosjekter er dynamiske. Oppdragsbeskrivelser utvikler seg gjennom prosjektet, kunder kan endre mening og eksterne faktorer kan ødelegge budsjetter og tidsplaner. I de neste årene vil vi se en rekke strukturelle endringer – inkludert en reduksjon av nye utviklingsprosjekter og mye mer fokus på renovering/rehabilitering. Dette krever en høyere grad av tilpasning og kapasitet til å flytte fokus i virksomheten din.

Når teknologi muliggjør en rask respons på disse endringene, blir bedriften mere smidig og effektiv. Informasjonen blir delt raskt, som betyr at prosjektledere kan justere prognoser, budsjetter, kontraktsarbeid, holde styr på WIP, legge nye planer for å imøtekomme nye prosjektkrav, endringer og overskridelser, samt kommunisere på tvers i bedriften. Dette sørger for fleksibilitet, optimerer tidsstyringen og reduserer behovet for «etterarbeid». 

3. Planlegg for svingninger i markedet

Uforutsigbare og svingende markedskrefter kan sette kjepper i hjulene, til og med for de mest gjennomtenkte prosjektplanene. Spesielt bygg- og anleggsprosjekter er utsatt for inflasjon og endring i arbeidskostnader og tilgjengelighet samt variable priser på materialer og utstyr kan være en utfordring for prosjektledere å holde seg oppdatert når det er så mange forpliktelser til stede. Teknologi kan bidra til å identifisere disse endringene og andre områder hvor effektiviteten kan bedres.

4. Forbedre beslutningsprosessen

Informasjonen som daglig genereres på bygg- og anleggsplasser gir prosjektledere verdifull innsikt i hva som skjer på stedet og hvordan dette samsvarer med de opprinnelige planer og budsjetter. Med effektiv datainnsamling kan ledere i byggefirmaer raskt identifisere og løse dyre ineffektiviteter som flaskehalser i produktiviteten, ressursmangel og bemanningsutfordringer på stedet.

5. Automatisering

Ifølge Deloitte har 76% av bygg -og anleggsfirmaer investert i teknologier som droner og roboter. Vi tror at virkelige investeringer i teknologi faktisk bør fokuseres på for å støtte det grunnleggende istedenfor å legge til ekstra funksjoner til en allerede uhensiktsmessig blanding av forskjellige systemer. Den største gevinsten i effektivitet og produktivitet kommer gjennom å gi de ansatte kontroll over de data de trenger for å sikre at alt går knirkefritt. Når bygg- og anleggsbransjen ser på nye måter å øke produktivitet og effektivitet, gjør automatisering det mulig å redusere kostnader og behandlingstider. Videre er det mulig å øke kapasiteten fordi de da er mindre avhengig av den allerede utvidede/overarbeidede arbeidsstyrken for å prøve og øke marginene og overvinne kostnadsutfordringer.

I stedet for å erstatte medarbeidere, forbedrer man menneskelig arbeidskraft med automatiserte prosesser, forbedrer ansattes erfaring og tiltrekker seg yngre talenter for å fylle de attraktive stillingene skapt av ny teknologi. Ansatte i bygg- og anleggsbransjen kan være motstandere av endringer, og noen arbeidstakere er engstelige til å ta i bruk ny teknologi. Men dette kan ofte overvinnes ved å lage en kultur der fokus/målet er automatisering. Bedriftsledere har behov for å modernisere og deretter belønne de som tar til seg de innovative endringene.  

Hvordan kan Unit4 hjelpe?

Det er mange bruksområder og fordeler med spesialiserte, digitale løsninger i bygg- og anleggsbransjen og alle hjelper bedriftsledere til å forbedre kostnadseffektiviteten i prosjektene.   

Hvis ditt bygg- og anleggsfirma vil ta prosjektledelse til et nytt nivå, kan Unit4 tilby verktøy innenfor ERP (økonomi, finans og prosjekt) - samt kalkyle-verktøy som er spesialdesginet for å hjelpe deres ulike behov.

Vår neste generasjon HCM og FP&A-verktøy hjelper deg med å lede og utvikle dine medarbeidere, tiltrekke talenter i verdensklasse samt sikre og proaktivt oppmuntre til engasjement, læring og utvikling. 

For å finne ut mer, klikk her for å avtale en demo og se hva vår ERP-løsning kan gjøre for din bedrift.