Den totale eierkostnaden (TCO) – hva koster prosjektet egentlig?

Innovasjon og effektivisering begrenses fort av utdaterte systemer. Gamle løsninger hindrer organisasjonen i å samle data for analyse, ta beslutninger basert på innsikt, optimalisere ressursallokeringen. Dette for å øke lønnsomheten, samt tiltrekke og beholde nødvendig kompetanse for å møte økende kundebehov.

Fremoverlente konsulentselskaper møter endringer og øker produktiviteten ved å bruke moderne, skybaserte ERP-systemer. På den måten reduseres oppgaver med lav verdi, det jobbes mer effektivt, kostnader reduseres og de ansatte får mulighet til å fokusere på inntektsbringende arbeid samt hjelpe kundene med å løse deres utfordringer. 

Selv om det er klare fordeler ved å bruke skybaserte ERP-systemer, er mange bekymret for kostnadene. Til tross for at SaaS-løsninger konsekvent overgår on prem-løsninger når det gjelder brukeropplevelse, fleksibilitet, robusthet og adopsjon, kan de totale eierkostnadene (TCO) for en skybasert løsning være høyere enn for en on prem-løsning.

Det er likevel viktig å huske at SaaS ERP-systemer også forbedrer ytelsen og medarbeideropplevelsen. Mer effektive og mer fornøyde ansatte gjør kostnaden dermed mer enn verdt det. Unit4 anbefaler en grundig evaluering av de totale kostnadene for skybaserte ERP-systemer; en evaluering som tar hensyn til verdien som skapes av løsningen og dens evne til å møte organisasjonens behov.

I tradisjonelle beregninger overser man ofte kostnader knyttet til oppgraderinger av programvare og maskinvare, kravene til interne IT-ressurser for vedlikehold, tilpasning og support, samt administrasjon av brukerstøtte og hvordan disse kravene påvirker organisasjonens generelle produktivitet. SaaS-systemer minimerer eller fjerner mange av disse kostnadene.

I turbulente tider hjelper en mer fleksibel tilnærming og tilpasningsdyktig tenkemåte når man utarbeider forretningsmessige argumenter.

Ettersom flere nøkkeltall i tjenesteytende næring har pekt nedover det siste året, er organisasjoner mer kostnadsbevisste enn noensinne. Likevel er det viktig å tilpasse virksomheten til utfordringer som rekruttering og beholde talent, opprettholde lønnsomheten når kundenes budsjetter krymper samt håndtere økende kompleksitet i prosjekter.

For å lykkes må du sørge for at virksomheten din har et robust, men samtidig tilpasningsdyktig fundament som raskt kan håndtere betydelige endringer og samtidig skape et stabilt og intuitivt arbeidsmiljø for de ansatte. Dette innebærer å bruke en plattform som muliggjør tilpasningsdyktige og fleksible arbeidsflyter.

Hvordan brukeropplevelse skaper verdi 

Brukeropplevelsen bør være en av de viktigste fordelene med ERP-systemet, spesielt for nye SaaS ERP-systemer. Slike systemer påvirker arbeidsflyten i nesten alle deler av organisasjonen på en eller annen måte. Imidlertid er de fleste brukere ikke "superbrukere" og bruker systemet bare til noen få oppgaver. Dermed er de kanskje ikke klar over systemets fulle evne til å håndtere oppgaver og administrasjon.

Mange bedrifter oppdager under revisjon og gjennomgang av interne systemer at de faktisk har funksjonalitet for å administrere arbeidsflyter, men at denne funksjonaliteten for øyeblikket håndteres gjennom bruk av regneark, e-post og udokumenterte rutiner. Problem oppstår når brukerne ikke klarer å finne funksjonene i systemene på grunn av en forvirrende eller ikke-intuitiv brukeropplevelse. Da oppleves det som om funksjonene ikke eksisterer i det hele tatt.

En forbedret brukeropplevelse fører til bedre adopsjon og økt brukertilfredshet, noe som øker produktiviteten og bidrar til den totale nytten av det nye systemet. En god brukeropplevelse kan også hjelpe med å tiltrekke seg og beholde riktig talent. Yngre medarbeidere er mindre villige til å lære seg utdaterte og gamle systemer, De langsiktige kostnadene ved å ikke oppgradere for å imøtekomme deres behov og prioriteringer kan langt overstige den marginale økningen i driftsutgifter som følger med abonnementskostnadene.

Vil du lære mer? 
Det kan virke skremmende å erstatte gamle systemer, men ved å vente med å migrere til skyen, påvirkes brukeropplevelsen og til slutt lønnsomheten negativt. Les mer om hvordan det å unngå å bytte ut gamle systemer kan koste deg mer enn bare investeringen i de nødvendige verktøyene, inkludert risikoeksponering, operasjonelle mangler og lite fleksible strategier i denne guiden : "Bytt ut eldre systemer nå".