5 voordelen van budget management software voor forecasting en planning
Organisaties gebruiken budgetterings- en forecasting software in hun financiële planning en analyse (FP&A) om de financiële middelen te plannen die ze in de toekomst nodig zullen hebben om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen en om toekomstige inkomsten en uitgaven over het hele bedrijf te schatten. Managers gebruiken het om budgetten en forecasting voor afdelingen te maken. Financiële teams gebruiken budgetterings- en forcecasting oplossingen om alle afzonderlijke budgetten samen te voegen om een algeheel budget te ontwikkelen. Vervolgens bepalen ze hoe de middelen aan elke afdeling zullen worden toegewezen en potentiële veranderingen in hun inkomsten en uitgaven identificeren, die de resultaten kunnen beïnvloeden.
Er zijn tal van boekhoudkundige technologieproducten beschikbaar met basisbudgetteringsfuncties, maar wanneer geavanceerde functionaliteit nodig is, moeten organisaties overwegen om een FP&A-oplossing te integreren met ERP-software om één enkele bron van waarheid te bieden.
Budgettering versus forecasting
Budgettering is het berekenen van hoeveel je moet uitgeven om doelen en resultaten te bereiken. Forecasting is het analyseren van het budget en het gebruik van historische en realtime data om te voorspellen hoe die resultaten eruit zullen zien. Budgetten bieden een routekaart die zich richt op belangrijke financiële doelen om de voortgang bij te houden en te monitoren. Maar, natuurlijk veranderen omstandigheden en marktomstandigheden, dus financiële teams moeten regelmatig het budget herzien in overeenstemming met de veranderende zakelijke omgeving. Ze kunnen vervolgens tijdig voorspellen om te bepalen wat hun resultaten zouden kunnen zijn en planningsactiviteiten aanpassen waar nodig.
Forecasting helpt organisaties hun volgende stappen te plannen met een duidelijk begrip van welke maatregelen ze moeten nemen om te groeien. Het stelt hen ook in staat slimme korte- en langetermijndoelen te ontwikkelen.
De voordelen van budget management software
Budget management software helpt organisaties om snel en flexibel op veranderingen te reageren. Het gaat verder dan basisplanning door gedetailleerde financiële en operationele gegevens te verbinden, zodat plannen diepgaander kunnen worden bekeken en regelmatiger kunnen worden aangepast. Wanneer financiële teams worden voorzien van gedetailleerde plannen met specifieke resultaten, best practice-processen en solide data, zijn ze beter in staat om doelen effectiever te bereiken.
Dit zijn 5 voordelen van budget management software:
1. Verbeterde nauwkeurigheid
Een goede budgettering betekent dat organisaties meer controle hebben over hun operaties en waar ze hun financiën besteden. Doorlopende budgettering, forecasting en planning houden de kasstromen in toom en verminderen of elimineren budgetoverschrijdingen. Inkomsten en uitgaven kunnen niet altijd precies worden voorspeld, maar budgetsoftware maakt het mogelijk om eventuele wijzigingen nauwkeurig bij te houden, waardoor aanpassingen indien nodig kunnen worden gedaan. Door ingebouwde workflows en ingebedde versie geschiedenis te bieden, minimaliseren budget- en prognoseoplossingen fouten en versnellen ze goedkeuringsprocessen. Wanneer budgetmanagement oplossingen zijn geïntegreerd met andere back-officesystemen, wordt giswerk geëlimineerd, zodat iedereen real-time kosten gegevens beschikbaar heeft, en besluitvorming is gebaseerd op nauwkeurige cijfers. Bovendien kan menselijke fouten een enorme invloed hebben op de winstgevendheid van organisaties. Sommige fouten lijken misschien onbeduidend, maar ze kunnen zich ophopen en de integriteit van gegevens aantasten en hiermee de winst aantasten.
2. Tijdsbesparing
Het handmatig consolideren van grote hoeveelheden financiële gegevens kost veel tijd en heeft aanzienlijke kostenimplicaties door verlies van productiviteit. Met de juiste software kunnen bedrijven het proces van het opstellen van een jaarlijks budget aanzienlijk verkorten, van enkele dagen tot slechts enkele minuten, en hun financiële prestaties beter monitoren en verbeteren. De juiste budget management software zal aanzienlijk de tijd verminderen die wordt besteed aan repetitieve taken, zoals het automatisch bijwerken van verschillende accounttypen (bijv. kosten, kosten van geleverde diensten, inkomsten). Automatische updates besparen tijd op handmatige updates en verminderen de tijd die wordt gebruikt om een budget voor het volgende financiële jaar op te stellen. Het slaat ook alle financiële gegevens op één centrale plaats op, waardoor informatie snel en efficiënt kan worden gevonden.
3. Verbeterde rapportage
Het hebben van één gecentraliseerde financiële oplossing maakt het mogelijk om financiële verantwoordelijkheid te delegeren. Budgeteigenaren kunnen hun gegevens direct invoeren en deze op verschillende manieren analyseren, rapporten op aanvraag genereren en tegelijkertijd toezicht houden op hun uitgaven ten opzichte van hun oorspronkelijke prognoses. Budget- en forecasting oplossingen bieden een vergelijkbare omgeving als spreadsheets, maar bieden meer flexibiliteit en rapportage-efficiëntie. Door handmatig intensieve processen te elimineren, kan de tijd die nodig is om prognoserapporten te produceren aanzienlijk worden verminderd.
4. Beter scenario beheer
Scenario beheer is een laag van planning die verder gaat dan standaard forecasting oefeningen. Het is een techniek die wordt gebruikt in FP&A om organisaties door aanzienlijke onzekerheid te leiden door verschillende mogelijkheden te overwegen. Ondanks de beste inspanningen zullen prognoses inherente fouten hebben, en de werkelijke resultaten zullen afwijken van de cijfers die een organisatie verwachtte te halen. Budget- en forecasting tools gebruiken belangrijke zakelijke en waarde-aandrijvers als basis voor het maken van verschillende scenario's. Dit stelt het bedrijf in staat om bijna een toekomstige realiteit te creëren voordat de werkelijke toekomst plaatsvindt.
5. Verbeterde besluitvorming
Samen vormen budgettering, forecasting en planning een belangrijke pijler van het algehele succes van een organisatie. Geïntegreerde budget management oplossingen stroomlijnen de hele budgetcyclus, resulterend in aanzienlijke efficiëntiebesparingen. Besluitvorming wordt verbeterd, potentiële problemen kunnen van tevoren worden geïdentificeerd en prestaties kunnen voortdurend worden gemonitord. Bovendien hebben medewerkers meer tijd om zich te richten op taken die waarde toevoegen, wat hun productiviteit zal verhogen.
Hoe kan Unit4 helpen bij effectief budgetbeheer?
De juiste FP&A-oplossing dat is geïntegreerd met je ERP-software stelt organisaties in staat om inkomsten en uitgaven nauwkeurig beheren door middels van één enkele bron van gegevenswaarheid.
Maak jezelf los van de complexiteit en te grote afhankelijkheid van spreadsheets, en integreer strategie en bedrijfsvoering op een betere manier voor meer zakelijk inzicht.
Combineer Unit4 FP&A en Unit4 ERP voor geweldige resultaten. Onze transparante en flexibele oplossing helpt je nog beter samen te werken en een probleemloos op elkaar afgestemde operationele, strategische en financiële planning in je hele organisatie te stimuleren.
Ontdek hier meer over de Unit4 People Experience-suite.
