Tijd om het probleem van verouderde IT aan te pakken
Als we één les kunnen leren van COVID, dan is het wel dat verouderde IT-systemen ons in de steek laten
Organisaties in de publieke sector staan voor een enorme uitdaging als het gaat om data. Hoewel zij over het algemeen over een schat aan gegevens beschikken, waar het gaat om beleidsvorming en crisisbeheer, is het vaak onmogelijk om er gebruik van te maken. In veel gevallen is niet eens bekend waar de data precies zijn opgeslagen.
De NHS bijvoorbeeld beschikt over een schat aan gegevens, maar omdat er geen centrale opslagplaats is, en men voor de verwerking ervan op Excel vertrouwt, zijn er ernstige beperkingen in het vermogen om er inzichten uit af te leiden. Bijna twee weken na de eerste lockdown beschikte de NHS nog steeds niet over één enkele informatiebron voor het analyseren van data. Dit had ernstige gevolgen bij het inzicht krijgen in de verspreiding van het virus en operationele beslissingen te nemen.
Vertrouwen op verouderde IT voor het beheer van gegevens, maar ook van belangrijke organisatorische en dienstverlenende processen, kan duizenden levens kosten. Het potentiële gevaar wordt misschien het best geïllustreerd door het "Excelgate"-schandaal van afgelopen oktober, waarbij door het gebruik van verouderde bestandstypen tienduizenden COVID-testresultaten per ongeluk werden gewist.
De pandemie heeft aangetoond hoe gevaarlijk verouderde IT kan zijn voor een doeltreffende dienstverlening. Vooral tijdens een crisis. Het belang is aangetoond van de juiste infrastructuur en processen om het beste te halen uit gegevens, middelen en de kennis en expertise van mensen.
45% van de IT-uitgaven in de publieke sector gaat naar de financiering van verouderde systemen, wat betekent dat 45% van de IT-uitgaven contraproductief is
Hoewel niet alle verouderde IT-systemen per definitie slecht zijn, creëren ze veel meer problemen dan ze oplossen. Ze kunnen veiligheidsproblemen veroorzaken, een belemmering vormen voor een goede prijs-kwaliteitverhouding en een doeltreffend en gereglementeerd gebruik van overheidsgegevens dwarsbomen. In feite zitten overheidsgegevens vaak vast in oude propriëtaire systemen die rechtstreeks in strijd zijn met de huidige richtlijnen voor het gebruik van technologie in de overheidssector.
Maar wat misschien nog belangrijker is; het kan een belangrijke bron van demoralisatie en ontevredenheid zijn bij de mensen die er gebruik van maken.
Zelfs voordat COVID grote delen van de publieke sector dwong om voor onbepaalde tijd op afstand te gaan werken, waren computersystemen een belangrijk onderdeel van de manier waarop medewerkers van de publieke sector met hun werk bezig waren. En hoe ze samenwerken binnen hun organisaties. Technologie is de voornaamste bron van interactie op de werkplek die medewerkers in de publieke sector kennen.
Naast het feit dat het gewoon "een deel van het werk" is, kan verouderde IT een belangrijke barrière zijn om het werk uit te voeren. Dit leidt tot een verminderde betrokkenheid en een hoger verloop.
Afrekenen met verouderde systemen
De denktank Reform heeft onlangs een onderzoek gepubliceerd dat drie belangrijke stappen bevat die de publieke sector kan nemen bij digitale transformatie-initiatieven in de nasleep van de pandemie.
De eerste is het aanpakken van het probleem van verouderde IT. Het is niet langer mogelijk om nieuwe oplossingen aan te schaffen en ze proberen te integreren in een bestaand ecosysteem dat niet geschikt is voor het beoogde doel. (In het verslag van de hervorming wordt er bij de regering op aangedrongen alternatieve financieringsoplossingen te onderzoeken om het afscheid nemen van verouderde systemen te versnellen, waaronder de oprichting van een speciaal legacy IT-fonds).
Ten tweede moeten organisaties hun strategieën voor de aanschaf van IT opnieuw bekijken. De opkomst van publieke cloud-oplossingen heeft het pay-per-use SaaS-model van IT-levering in veel gevallen kosten-effectiever, efficiënter en veiliger gemaakt dan traditionele locatie gebonden systemen.
En hoewel het overheidsbeleid in de praktijk "cloud first" is, zijn de investeringsstrategieën voor IT nog steeds gebaseerd op de logica van in-house, fysieke IT-hardware.
Ten derde zal er een overheid brede strategie voor digitale vaardigheden nodig zijn om ervoor te zorgen dat verouderde systemen op deskundige wijze kunnen worden afgebouwd en dat de vervangende systemen met minimale verstoring kunnen worden geïmplementeerd.
Hoe Unit4 overheidsorganisaties kan helpen de erfenis van verouderde IT te overwinnen
Bij Unit4 creëren we al 40 jaar technologische oplossingen voor de publieke sector. Wij zijn preferred supplier van ERP-oplossingen voor lokale overheden in het Verenigd Koninkrijk, en onze systemen zijn ontworpen met de behoeften van dienstverlenende organisaties in de publieke sector in gedachten.
In combinatie met onze expertise, betekent het dat we niet alleen oplossingen kunnen bieden die geschikt zijn voor organisaties die vertrouwen op de expertise van haar mensen om hoge kwaliteit te leveren. Maar ook dat we systemen implementeren en je kunnen helpen om een time-to-value te realiseren die twee keer zo snel is als het gemiddelde IT-implementatieproject bij de overheid.
Ons onlangs gelanceerde next-generation ERP-platform, ERPx, is zowel volledig cloud-gebaseerd en gebouwd met kostenefficiëntie en schaalbaarheid in het achterhoofd. Het is gebouwd rond een microservices architectuur die gebruik maakt van recente ontwikkelingen in AI, om intelligente automatisering op te nemen in elk proces dat jouw organisatie nodig heeft om goed te functioneren. Het ontlast jouw mensen van een groot deel van de administratieve rompslomp en biedt ze één enkele informatiebron voor alles wat er binnen de werkomgeving gebeurt. Daardoor kunnen werknemers zich goed concentreren op het werk waarvoor ze zijn aangenomen, wat resulteert in een grotere betrokkenheid en productiviteit.
Meer weten over onze prestaties? Lees dan Info-Tech's recente ‘emotional footprint’ rapport, waarin we zijn gerangschikt als een van de best presterende ERP-leveranciers wereldwijd als het gaat om klanttevredenheid.
Meer weten over ons implementatiemodel voor de publieke sector? Klik dan hier. Meer weten over ons werk voor organisaties in de publieke sector in het Verenigd Koninkrijk en daarbuiten? Klik dan hier. Om te zien waar onze producten toe in staat zijn, bekijk je onze speciale publieke sector resource pagina hier of klik hier om een demo te boeken.
