Managers moeten een koers bepalen om een succesvolle transformatie te waarborgen
Ons meest recente State of the Digital Nation-rapport schetst een beeld van een publieke sector die nog steeds de naschokken van 2020 ervaart, met digitale transformatieprojecten die vertraagd of gestagneerd zijn en worden geteisterd door vele obstakels. Een van de belangrijkste uitdagingen - misschien wel een verergering van alle andere - is dat senior managers worstelen om het eens te worden over een samenhangende koers voorwaarts, waarbij ongeveer een derde van de organisaties meldt dat hun leiderschapsteams actief weerstand bieden tegen transformatie.
In dit artikel zullen we de redenen voor deze verdeeldheid onderzoeken en hoe leiderschap zich kan verenigen om de uitdagingen van transformatie en voortdurende onzekerheid te overwinnen.
Vrijwel alle publieke sector organisaties die we in 2023 hebben onderzocht, hebben de afgelopen 2 jaar uitdagingen ervaren. Gezien de verminderde budgetten waarmee deze organisaties werken en de noodzaak om efficiëntiebesparingen door te voeren, moeten ze hun werkwijze veranderen en verbeteren. Maar op dit moment zorgen voortdurend veranderende prioriteiten ervoor dat dit wordt tegengehouden. Veel respondenten geven aan dat leiderschapsteams zeer waarschijnlijk verandering zullen tegenwerken - in sommige regio's zijn ze zelfs waarschijnlijker om verandering tegen te gaan dan enig ander niveau van de organisatie.
Vooral Zweden heeft moeite met leiderschapsweerstand, waarbij 46% aangeeft dat hun leiderschapsteam het meest geneigd is om verandering tegen te gaan. Dit verklaart deels waarom ze ook moeite hebben met het plannen van verandering: organisaties die geen enkele top-downrichtlijn hebben, zullen moeite hebben om enige vorm van strategie te implementeren.
Verschillende prioriteiten tussen afdelingen - een momentopname
Gevraagd naar wat ze zouden prioriteren als ze processen vanaf nul konden starten, geven verschillende afdelingen zeer uiteenlopende antwoorden. Finance wil zich richten op voorspellende analyses (29%), HR op beter toezicht op uitgaven, inkomsten en budget (33%) en IT op de mogelijkheid om gegevens te delen en te verbinden (29%). Je hebt waarschijnlijk opgemerkt dat dit relatief lage percentages zijn - wat op zichzelf verdere bewijs is van het niveau van verdeeldheid in prioriteiten. Dit gebrek aan afstemming zal ongetwijfeld grootschalige projecten doen stagneren - en het is iets wat organisaties moeten overwinnen als ze enige hoop willen hebben om de noodzakelijke veranderingen succesvol door te voeren om de dienstverlening te verbeteren en kosten en complexiteit te verminderen.
Maar er is één ding waar iedereen het over eens kan zijn...
Als het gaat om digitale transformatie, is het vertrouwen toegenomen in vergelijking met 2021 op alle fronten, met één uitzondering - niveaus van data interoperabiliteit. Vergeleken met 2021 zijn organisaties ervan overtuigd dat ze back-office systemen op tijd zullen transformeren (een noodzakelijke eerste stap om andere systemen te transformeren, en ook om de organisatorische afstemming te verbeteren). Ze zijn ook iets zelfverzekerder dat het binnen het budget zal gebeuren.
Ze hebben echter minder vertrouwen dat het zal gebeuren met de niveaus van interoperabiliteit die ze verwachtten of nodig hebben. Aangezien data compatibiliteit een voortdurend probleem blijft, is het duidelijk een gebied waar organisaties mee worstelen en nu minder vertrouwen hebben dat het daadwerkelijk zal gebeuren.
IT-besluitvormers hebben het minste vertrouwen op elk van deze gebieden, maar ze zijn ook minder optimistisch over hoelang het zal duren voordat de digitale transformatiestrategie van hun organisatie volledig is geïmplementeerd/uitgerold over alle gebieden van de organisatie. Dit is niet per se een verrassing. Ze zijn immers waarschijnlijk de afdeling die deze veranderingen doorvoert; hun mate van vertrouwen, net als de genoemde tijdframes, zal gebaseerd zijn op realiteit en eerdere ervaring, eerder dan verwachtingen of door het comité overeengekomen mijlpalen.
Wat betreft data scompatibiliteit
IT-besluitvormers richten zich, in lijn met deze hard bevochten realiteit, meer op data compatibiliteit dan welke andere afdeling dan ook. Waarschijnlijk omdat ze al zijn teleurgesteld door beloften van integratie die niet zijn nagekomen en de pijn voelen van het moeten opvullen van de kloof met hun eigen tijd en middelen. Het zijn de IT besluitvormers die eerder zullen melden dat gegevens handmatig worden ingevoerd door iemand van papier naar softwaresystemen (49%) (HR: 24%; Finance: 37% - Q4) en veel minder snel zullen melden dat gegevens compatibel zijn over alle toepassingen zonder duplicatie van gegevensinvoer of -overdracht in enig geval (3%) (HR: 12%; Finance : 10%). Als IT inderdaad de lacunes opvult waar gegevens niet automatisch compatibel zijn met een ander systeem, kan het voor de andere besluitvormers lijken alsof het compatibel is, maar in werkelijkheid heeft IT misschien een handmatige oplossing ingevoerd.
Hoe nu verder?
De duidelijke focus voor organisaties die moeite hebben om vooruitgang te boeken op het gebied van strategische afstemming - of het nu gaat om dienstprioriteiten, transformatie of operaties - is het prioriteren van tools die data interoperabiliteit verbeteren. Dit betekent niet alleen het aannemen van meer tools voor data management. Het betekent het uitfaseren van verouderde back-officesystemen en het voorbereiden van de hele organisatie op een beter fundament voor gegevensbeheer. Sterker nog, het is misschien niet mogelijk voor een organisatie om te bepalen welke opties het moet prioriteren als het nog niet de uitdaging van gegevensinteroperabiliteit heeft opgelost. Het is moeilijk scoren zonder doel - maar het is moeilijk om een doel te vinden zonder een speelveld.
Meer informatie?
Voor een volledige beoordeling van alles wat in dit artikel is behandeld - inclusief hoe leiderschap zich kan verenigen rond gemeenschappelijke doelstellingen om verdere digitale transformatie en verbeterde dienstverlening te bevorderen - download ons volledige State of the Digital Nation-rapport voor de publieke sector hier.
