Hoe bepaal je de optimale vergoeding en vergoedingsstructuur voor jouw bedrijf?

Ondanks het feit dat je uiteindelijk in het bedrijfsleven zit om zaken te doen, is "prijs" vaak het moeilijkste woord voor veel zakelijke dienstverleners. We komen terug op het onderwerp omdat in het huidige commerciële klimaat onvoldoende aandacht besteden aan je prijsstelling het verschil kan betekenen tussen comfortabele winstgevendheid en een moeizame strijd.  

Klanten maken zich steeds meer zorgen over het risico van kosten- en tijdsoverschrijdingen. Om dit risico te beperken, hebben veel klanten de stap genomen om de verantwoordelijkheid terug te geven aan hun serviceproviders met twee botte instrumenten: vaste vergoedingsstructuren en contracten met gedeeld risico. 

Tussen 2009 en 2014 is volgens Service Performance Insight het percentage werk dat wordt geleverd op basis van fixed fee-afspraken gestaag toegenomen met ongeveer 10% (33,5%-44%). 

Maar de 2023 Professional Services Maturity Benchmark laat zien dat bijna de helft van alle contracten nog steeds op basis van tijd en materialen wordt geprijsd. Dit legt een nog grotere druk op bedrijven om hun resources, tijdregistratie en rapportage nauwkeurig te beheren, in plaats van alleen maar op hun vermogen om hun uitgaven aan resources in te schatten op basis van fixed fee-overeenkomsten. Projectoverschrijdingen zijn niet alleen slecht voor je klanten, ze zijn ook slecht voor jou, omdat ze een negatieve invloed hebben op zowel je NPS als de kans dat je klant ermee instemt om als referentie te worden gebruikt. 

Er is geen "goede" of "foute" manier om je fee-overeenkomsten te structureren. Maar de aanpak die je kiest vereist wel een iets andere tactische en strategische aanpak om succes te garanderen en winstgevendheid te optimaliseren. 

Laten we eens kijken naar de 4 belangrijkste modellen voor het structureren van honoraria en wat je moet doen om ze voor jou te laten werken: 

Click to read Selling services with ERP – the view from 2023 gated (NL)

De vaste honorariumovereenkomst 

Dit is op het eerste gezicht de eenvoudigste en ook de eenvoudigste om uit te leggen. Elk project of elke projectbundel die je voor een klant uitvoert, wordt gefactureerd tegen een vast tarief, hopelijk met resourceverplichtingen, verwachtingen, faalnormen en projectplanningvereisten die van tevoren zorgvuldig zijn gespecificeerd. 

Omdat overeenkomsten voor een vaste vergoeding of vaste tijd lang van tevoren worden vastgesteld, zijn ze sterk afhankelijk van de capaciteit om de behoefte aan resources nauwkeurig in te schatten om winstgevendheid te garanderen. Ze zijn ook afhankelijk van uitstekend projectmanagement, goede communicatie en, essentieel, van flexibele processen en workflows, vooral als het gaat om wijzigingsbeheer. 

Het grote voordeel van een fixed fee structuur is dat het zowel klanten als jouw bedrijf een duidelijk beeld geeft van wat beide partijen aan de overeenkomst hebben. Klanten waarderen de eenvoud van een vaste prijs, maar dit heeft ook zijn grootste nadeel: onnauwkeurige scoping of inflexibele workflows, die de typische oorzaak zijn van kostenoverschrijdingen bij ODV's, kunnen snel de marge aantasten. Dit betekent dat het grootste deel van het nadeel van het project wordt gedragen door jouw bedrijf.  

Om deze reden wordt een fixed fee schema het best ingezet voor gestandaardiseerde projecten met duidelijke deliverables. Ze moeten worden vermeden voor projecten met grote onzekerheden (nieuwe technologie of diensten/leveringen, schaarse middelen en nieuwe klanten of regio's). 

Tijd en materiaal 

Tijd- en materiaalcontracten zijn de meest traditionele honorariumregeling in de zakelijke dienstverlening, en daar is een goede reden voor. Klanten kopen de tijd van je fee-medewerkers op een pay-as-you-go basis, en betalen de kosten van alle onkosten die hun werk met zich meebrengt. 

Het grote voordeel van deze regeling (vanuit jouw perspectief) is dat de klant een groot deel van het risico op zich neemt dat gepaard gaat met overschrijdingen en scope creep. Zoals SPI opmerkt in hun 2023 rapport, "zijn bedrijven die voornamelijk gebruik maken van tijd- en materiaalprijzen aanzienlijk winstgevender dan bedrijven die de voorkeur geven aan vaste prijzen". Het grote nadeel ligt in het feit dat je klanten zich hier ook van bewust zijn en over het algemeen verwachten dat je verantwoordelijk bent voor het nauwkeurig meten van factureerbare tijd, resourcegebruik en gemaakte kosten.  

Aangezien nauwkeurig beheer van middelen, het bijhouden van tijd en rapportage van oudsher aanzienlijke hoofdbrekens zijn voor zakelijke dienstverlening (ze worden beschouwd als een "administratief" proces dat het werk in de weg staat in plaats van het te vergemakkelijken), kan dit vaak problemen opleveren als je systemen niet zijn ingesteld om deze processen te versnellen.  

En, net als bij fixed fee afspraken, hoewel je niet het directe financiële risico draagt voor overschrijdingen, zonder strak projectmanagement en toewijzing van middelen, zullen fouten op dit gebied waarschijnlijk veel meer schade toebrengen aan de relatie met je klant dan bij andere prijsplanningen. (Elke fout kost je klant immers geld, zelfs als ze de reden zijn achter de vertraging). 

Modellen met gedeeld risico of prestatiegerelateerde modellen 

Het zeldzaamste van de 3 grote prijsmodellen (goed voor niet meer dan 4% van alle projecten in 2022.) De gedeelde-risicobenadering, zoals de naam al doet vermoeden, verdeelt het risico en de beloning van een project tussen de klant en de dienstverlener. Dit betekent dat van beide partijen wordt verwacht dat ze op de een of andere manier bijdragen aan de financiering van een project. 

Dit stelt je bloot aan een veel hogere mate van potentiële nadelen - je kunt niet alleen middelen en tijd verliezen als het misgaat, maar ook kapitaal dat je ergens anders aan zou kunnen besteden. Je deelt echter ook direct in de winst die je werk voor de klant oplevert. 

Zoals de regeling al suggereert, worden contracten met gedeeld risico het best ingezet voor projecten met relatief hoge "setupkosten" maar een sterk wisselend rendement. Om van deze contracten een effectieve winstbron voor je bedrijf te maken, moet je goed zijn in het inschatten van de doorlooptijd van projecten, nauwkeurig de benodigde resources kunnen voorspellen, projecten effectief kunnen beheren, flexibele workflows hebben en een uitstekende controle op wijzigingen. (Met andere woorden, je moet net zo goed zijn in de dingen die zorgen voor succesvolle fixed fee- en tijd-en-materiaalcontracten). 

Managed services en abonnementsprijzen 

In dit model, dat minder volwassen is dan zijn tegenhangers, betaalt jouw klant een vast bedrag op retainer basis, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks, met de verwachting dat een specifieke hoeveelheid of soort werk zal worden geleverd.  

Zowel klanten als ODV's voelen zich aangetrokken tot dit model omdat het enerzijds veel voorspelbaardere kostenstructuren creëert en anderzijds voorspelbare terugkerende inkomstenstromen. Het brengt echter een aanzienlijk risico met zich mee voor jou als leverancier, omdat je nog bedrevener moet zijn in het verpakken, prijzen en leveren van je contracten.  

In veel opzichten kun je deze aanpak zien als een compromis tussen traditionele tijd-en-materiaalprijzen en vaste vergoedingen. Het heeft een combinatie van zowel de voordelen (in de zin van voorspelbaarder en eenvoudiger te begrijpen) als de risico's (in de zin van het vereisen van laserfocus op winstgevendheid, projectomvang, tijd en controle op het gebruik van middelen om ervoor te zorgen dat je de waarde van jouw werk vastlegt). 

Hoe kan Unit4 je helpen jouw prijsstelling te optimaliseren 

Ongeacht jouw aanpak zijn de mogelijkheden van een goede PSA-oplossing (Professional Services Automation), met name de functionaliteit voor configuratie, prijsbepaling en offertes, van onschatbare waarde voor het volgen van en reageren op de KPI's die we hierboven hebben genoemd en van cruciaal belang voor het ondersteunen van nauwkeurige schattingen en het vastleggen van tijd en kosten voor het factureren van niet-vaste contracten. Het koppelen van jouw CRM aan jouw ERP om extra inzicht te krijgen in de aard, faalpunten en verwachte succespercentages van jouw projecten is ook van cruciaal belang. Om te zien hoe Unit4 ERP jouw organisatie kan ondersteunen, kan je hier de speciale productpagina bekijken. 

Je kunt ook SPI's bevindingen over de financiële prestaties en strategieën van organisaties zoals de jouwe bekijken in dit interactieve eBook.