Meer efficiëntie door gedeelde diensten
Het onderzoek State of the Digital Nation van Unit4 bevestigt een al lang bestaande trend in de publieke sector: kostenbesparing is een topprioriteit. 95% van de bedrijven die door ons zijn onderzocht, geeft aan dat ze op zoek zijn naar kostenbesparingen, en de meest voorkomende manier waarop ze dat doen, is door te bezuinigen op belangrijke diensten.
Het streven naar kostenbesparing heeft ook een merkbaar effect op het personeel. 35% van de bedrijven overweegt ontslagen en 22% overweegt een bevriezing van de salarissen. Een derde overweegt gebouwen te sluiten of te verkopen, wat mogelijk een reactie is op de toename van thuiswerken en hybride werken.
Maar zoals we inmiddels allemaal weten, zijn bezuinigingen op diensten en personeel slechts een tijdelijke oplossing, en dreigen ze na verloop van tijd in nog grotere uitdagingen te resulteren. Een bedrijf dat bespaart op kosten door in diensten die het levert te snijden (en de mensen die ze leveren) zal het vermogen aantasten om de die diensten aan te bieden, waardoor een vicieuze cirkel ontstaat. Veel slanke bedrijven merken ook dat het onmogelijk is het personeelsbestand verder terug te dringen.
In een omgeving waar behoud van kwaliteit en effectiviteit van de dienstverlening cruciaal is voor een succesvolle organisatie, vormt de overstap naar een operationeel model van gedeelde diensten een aantrekkelijk alternatief. Maar een van de vaak niet genoemde voordelen van gedeelde diensten die het een uitstekende optie maken voor bedrijven in de publieke sector, is dat het verdere besparingen en verbeteringen mogelijk kan maken door de versnelling van je initiatieven voor digitale transformatie.
Het effect van gedeelde diensten op kostenbesparing
Iets meer dan een derde van de respondenten in het onderzoek State of the Digital Nation noemt aansluiting bij een gedeelde dienst of uitbesteding als een methode die ze hebben overwogen of geïmplementeerd om kosten te besparen (respectievelijk 36% en 35%). Daarmee staan ze op de tweede en derde plaats, na directe bezuinigingen op de dienstverlening.
Het vermogen van gedeelde diensten om organisaties te helpen grote kostenbesparingen mogelijk te maken, is al enige tijd bewezen, zowel in als buiten de publieke sector. Volgens een rapport van Change Associates hebben bedrijven in de particuliere sector besparingen gezien tussen 20% en 30% nadat ze zijn overgestapt op gedeelde diensten, zonder dat ze daarbij personeel hoefden te ontslaan. Gedeelde diensten worden ook genoemd als een belangrijk onderdeel van een strategie om de operationele en administratieve lasten voor zowel beheer als personeel te verminderen, zodat bedrijven zich kunnen concentreren op het leveren en beheren van een hoogwaardige dienst.
In de publieke sector zijn gedeelde diensten niet nieuw. In de Gershon Review (2003) werden al belangrijke mogelijkheden voor het stroomlijnen en automatiseren van werkstromen (en kostenbesparing) vastgesteld.
De mogelijke besparingen worden goed ingeschat, maar het vermogen van gedeelde diensten om de digitale transformatie te versnellen en een betere ervaring voor gebruikers te helpen creëren, is ook een prioriteit die steeds belangrijker wordt voor de publieke sector.
De strategie voor gedeelde diensten van de Britse regering meldt betere gebruikerservaringen en het vermogen om processen en de zichtbaarheid van gegevens in de hele publieke sector te standaardiseren als twee van haar drie strategische doelen.
Hoe zien gedeelde diensten als transformatietool eruit?
Als we gedeelde diensten beschouwen als één backoffice-omgeving die door meerdere organisaties wordt gedeeld, wordt het duidelijker hoe ze een transformatie kunnen vergemakkelijken. Als meerdere lokale overheden, centrale overheidsdiensten en andere instellingen allemaal vertrouwen op dezelfde leverancier voor hun werkstromen voor zaken zoals HR, salarisadministratie en financiën, dan hoeft slechts één organisatie het transformatieproces te doorlopen om alle gebruikers van de aangeboden diensten de voordelen te laten ervaren.
In de afgelopen tien jaar heeft onze eigen klant Hoople op basis van onze oplossingen een nieuw model van gedeelde diensten gecreëerd dat voorziet in de behoeften van drie verschillende lokale overheden. Hoople, oorspronkelijk opgericht door de Herefordshire Council en de Wye Valley NHS Trust als een partnerschap voor gedeelde diensten, had als belangrijkste doelstelling om operationele kerntaken zoals salarisadministratie, HR en IT voor de oprichtende aandeelhouders te combineren om dubbel werk te elimineren en efficiëntiebesparingen mogelijk te maken.
Dit samenwerkingsverband voor gedeelde diensten (dat later in Hoople veranderde als een onafhankelijk bedrijf dat optrad in het belang van haar trustees) gebruikte Unit4 ERP om één platform te creëren dat de activiteiten van alle aandeelhoudersorganisaties kon transformeren en ondersteunen. Hierdoor konden ze voldoen aan de vraag om hun dienstverlening uit te breiden en tegelijkertijd miljoenen euro's besparen. Het model bleek succesvol en Hoople kijkt er nu naar uit om in 2023 een nieuw bestuur aan te nemen.
Hoople heeft met hulp van Unit4 dit platform voor gedeelde diensten niet alleen geïmplementeerd voor de oorspronkelijke belanghebbenden, maar heeft vanaf dat moment haar diensten verpakt voor verschillende externe klanten, waaronder andere lokale overheden en dienstverleners. Ze bieden nu ondersteuning voor gedeelde diensten aan meer dan 4.000 werknemers bij meerdere klantorganisaties, die beter kunnen voldoen aan de eisen van de dienstverlening en zich snel kunnen aanpassen aan financieringsbeperkingen.
Aan de hand van Unit4 kan Hoople een groot aantal voordelen bieden aan bedrijven in de publieke sector. Zelfbedieningsfunctionaliteit betekent dat rapporten waar voorheen dagenlang aan moest worden gewerkt om ze samen te stellen, nu met één druk op de knop kunnen worden opgesteld. Beslissingen kunnen sneller worden genomen met behulp van nauwkeurige en direct beschikbare gegevens in realtime.
"Het is heel belangrijk voor nieuwe klanten om snel rendement op hun investering te behalen", zegt Mark Pearson, Business and Corporate Applications Manager bij Hoople. "Dit kan mogelijk worden gemaakt met sjablonen die speciaal voor de sector zijn gebouwd, een flexibel systeem en de juiste ondersteuning. De flexibiliteit van Unit4 Business World (Unit4 ERP) is een belangrijk voordeel. Ons interne ondersteuningsteam en de zakelijke gebruikers kunnen het programma configureren om het snel aan te passen aan een veranderende strategie, zonder dat ze hoeven terug te vallen op dure aannemers."
Wil je meer weten?
Voor meer informatie over hoe Unit4 organisaties in de publieke sector door middel van gedeelde diensten kan helpen een revolutie teweeg te brengen in hun bedrijfsvoering, bekijk het klantverhaal van Hoople hier. Voor meer informatie over wat onze oplossingen kunnen doen voor de backoffice in de publieke sector en hoe we bedrijven als dat van jou helpen te transformeren, bekijk onze speciale sectorpagina's hier.
