HCM: de 4 pijlers van de werkervaring

De grootste troef van elk bedrijf zijn de mensen. Het managen van dit ongelooflijke bezit, oftewel HCM (human capital management), vraagt om dezelfde zorg en aandacht als andere waardevolle bedrijfsmiddelen. De gebeurtenissen van 2020 hebben eens te meer bewezen dat HCM van cruciaal belang is voor het succes van de werkomgeving, zeker wanneer het rechtstreeks betrekking heeft op de werkervaring (WX).

Denk aan de talloze uitdagingen die zijn ontstaan door de pandemie. Zoals de verschuiving naar werken op afstand, de toenemende economische druk op vele sectoren en de toename van spanningen in het dagelijks leven. Voor veel organisaties was de verschuiving een stresstest die eventuele hiaten in hun HCM-beleid aan het licht bracht. Om beter voorbereid te zijn op 2021 en daarna, is het nu tijd om die hiaten op te vullen.

Hier lees je hoe je HCM kunt inzetten om echt in te spelen op de behoeften van je werknemers en managers. Hoe je de werkervaring kunt verbeteren om het vertrouwen, de betrokkenheid, het moreel en de resultaten te verhogen. Ongeacht of je personeel (afwisselend) op afstand of op kantoor werkt.

1. Beheer van salarisadministratie en financiën

Een geïntegreerd platform: beoordeel de software voor payroll- en financieel beheer en zorg voor integratie binnen een platform van HR-oplossingen. Er is een aantal redenen om dit te doen: je medewerkers kunnen veel makkelijker navigeren in de administratie, zonder de  frustratie van het niet in staat te zijn om toegang te krijgen tot je eigen loonstrookjes of om slimme financiële beslissingen te nemen.

Automatisering: automatisering vermindert oponthoud en zorgt voor een gevoel van autonomie en vertrouwen. Op een heel basaal niveau zal een werkgever die terughoudend lijkt (zelfs als hij dat niet meent) om de administratieve controle over te dragen aan zijn eigen werknemers, worden gezien als een werkgever die zijn personeel niet vertrouwt. Het is dan ook niet verwonderlijk dat vertrouwen van twee kanten komt en dat een eroderend vertrouwen van werknemers kan bijdragen tot absentie, een lage betrokkenheid en een hoog verloop.

Duidelijkheid voor managers: aan werkgeverszijde hebben jouw managers behoefte aan een proces dat zichtbaarheid en duidelijkheid biedt, om betere besluitvorming te ondersteunen. Het stroomlijnen van de salarisadministratie en financiële functies elimineert ook een deel van het risico op fouten die ontstaan door dubbel werk.

Dankzij automatiserings-opties voor werknemers kunnen managers meer tijd vrijmaken voor andere zaken. Zorg er echter wel voor dat er, indien nodig, menselijke controle is.

2. Feedback 

Dialoog: werken op afstand, wat plotseling noodzakelijk was, was zeker een stresstest als het ging om prestaties en betrokkenheid. We hebben geleerd dat je nooit te veel feedback kunt hebben, maar het moet wel een dialoog zijn om authentiek, transparant en zinvol te zijn. Feedback als een gesprek, niet als eenzijdige kritiek. Begin op dag één en maak het een vast onderdeel van de werkcultuur. Met regelmaat in plaats van sporadisch.

Verscheidenheid en reikwijdte: verschillende vormen van feedback leveren verschillende resultaten op. Een best practice is om een hele reeks formats en kanalen in te zetten. Een snelle manier is om met een onderwerp te starten en te kijken wat de resultaten zijn. Dialoog versterkt het gevoel van saamhorigheid. Het geeft ook aan dat de organisatie de tijd van mensen waardeert, evenals hun inbreng. Als er echter ruimte is voor langere reacties, geeft dat medewerkers de kans om echt na te denken en mogelijk tot een dieper inzicht te komen, wat voor iedereen van onschatbare waarde kan zijn.

Afgestemd op doelstellingen: wanneer je de feedbackkanalen gebruikt, zorg er dan voor dat het gesprek gegrond is in duidelijke doelstellingen. Je medewerkers moeten in staat zijn om de doelen en verwachtingen te begrijpen, in de context van hun rol en hun team. Ze moeten in staat zijn om de directe impact van hun werk te begrijpen en de grotere betekenis ervan voor de organisatie als geheel. Vaak zal dit worden doorgegeven via managers, dus bied managers de tools die ze nodig hebben. Flexibele middelen om zichtbaarheid te krijgen, om feedback en gegevens te verzamelen, samen te voegen en te analyseren wat betreft zowel betrokkenheid als prestaties.

3. Betrokkenheid

Keer terug naar kernwaarden: uit recent onderzoek van Unit4 naar de betrokkenheid van werknemers, blijkt dat bijna 70% van alle ondervraagde organisaties betrokkenheid als topprioriteit voor 2020 heeft aangemerkt. Het hebben van een betrokken personeelsbestand zou een kernwaarde moeten zijn. Maar veel bedrijven moesten het afgelopen jaar hun werkplek-systemen herzien om de crisis het hoofd te bieden. Soms betekende dit dat initiatieven op het gebied van werknemersbetrokkenheid moesten worden teruggeschroefd in verband met technologie, veiligheid, toegang en communicatie. In sommige gevallen betekende dit dat prestaties werden gebruikt als maatstaf voor succes.

De mythe van hoge prestaties: prestaties kunnen pieken veroorzaken, en vervolgens een burn-out. Een fenomeen dat we het afgelopen jaar maar al te vaak hebben gezien. Het maakt niet uit of jouw videoplatform soepel draait. Het maakt niet uit of jouw teams zich hebben ingespannen om te leveren terwijl ze uitgeput en gestrest zijn. Hun welzijn hangt samen met betrokkenheid, niet met prestaties. Goede prestaties zijn een symptoom van betrokkenheid en niet andersom.

Regelmatige check-ins en enquêtes: houd de bevlogenheid hoog in het vaandel door uitgebreid te peilen wat de stemming en motivatie van werknemers is. Verstuur regelmatig vragenlijsten en zorg voor een open, veilige en beveiligde verbinding tussen werknemers en managers, zodat problemen in een vroeg stadium kunnen worden aangepakt. Zorg voor een routine van check-ins. Managen op afstand kan enorm succesvol zijn als de frequentie van check-ins wordt verhoogd en werknemers zelf hun check-in tijden kunnen kiezen.

Verzamel gegevens: volg de trends op het gebied van betrokkenheid van je hele personeelsbestand. Als er hiaten aan het licht komen, werk er dan aan om ze op te lossen. Hoe meer gegevens je verzamelt, hoe nauwkeuriger je verschuivingen en problemen kunt opsporen. Dit is van cruciaal belang voor elk team, of het nu op afstand, intern of gecombineerd werkt, en het zal een belangrijke onderscheidende factor worden voor werkgevers die vooroplopen.

4. Leren en ontwikkelen

Optimaliseren van je mensen: Human Capital Management is niet alleen het inzetten van mensen waar nodig. Voor werkgevers is dat een belangrijke prioriteit, maar vooruitstrevende HCM biedt mensen ook de middelen om beter en effectiever te worden in wat ze doen en wie ze zijn als professionals. Leren en ontwikkelen is een middel om de kracht van de mensen die je hebt te maximaliseren.

Vertrouwen opbouwen: het gaat niet om versnipperde functies en tools, maar om een holistisch, geïntegreerd platform. Je wilt mensen in staat stellen om echt in een rol te stappen en die te omarmen. Om aan de vereisten te voldoen en om nieuwe vaardigheden en expertise te gebruiken. Bovendien krijgen werknemers meer vertrouwen in hun werkgever als ze weten dat problemen worden opgelost. Als het probleem is dat men zich moet ontwikkelen, is de oplossing om leermogelijkheden te bieden. Nog beter, als het probleem is dat iemand een rol moet overnemen vanwege een continuïteitsprobleem, wordt de werknemer de oplossing. In termen van moraal is dat een onmiskenbare steun in de rug.

Meerdere formats: richt jouw leercomponenten zo in dat ze zowel actuele praktische zaken als doelstellingen op langere termijn dekken. Bied de middelen om de kennis en vaardigheden te verwerven die nodig zijn om een bepaalde job goed uit te voeren. Deel cursusreeksen op in micro-learning en bied een gebruiksvriendelijke manier om certificeringen te behalen. Maar ga ook verder dan dat en breid uit naar aspiratie en groei, met onderwerpen die misschien niet direct gerelateerd zijn aan werkfuncties maar wel aan carrièredoelen.

Data-gestuurd: dit alles moet onder één paraplu vallen en de gegevens bieden die managers nodig hebben om beslissingen te nemen en de groei van hun werknemers beter te beoordelen. Werknemers en werkgevers moeten beide in staat zijn om de voortgang te volgen en prestaties te zien. Verbind leerdoelen met feedback, en met erkenning en beloningen.

Maak het deel van de werkcultuur: we zijn hier niet alleen om te werken. We zijn hier om te groeien. Maak gebruik van de gegevens om de voortgang te illustreren en strategieën uit te stippelen.

De basisprincipes

Wat willen werknemers in het algemeen en wat hebben ze nodig? Dat is geen magische vraag, zoals we het afgelopen jaar hebben gezien. Ze willen verdienen waar ze recht op hebben. Ze willen weten dat hun werk ertoe doet. Ze moeten kunnen geloven in hun werkgever, hun managers en zichzelf. En ze hebben de kans en de middelen nodig om te groeien, zowel in hun job als in hun carrière.

Gebruik maken van best practices op het gebied van HCM is een krachtige en effectieve manier om ervoor te zorgen dat aan die essentiële wensen en behoeften wordt voldaan. Focussen op de werkervaring is een zeer empathische strategie die zich uitbetaalt in bedrijfsresultaten. Je zult merken dat het ook een enorme impact heeft op de andere functies van HCM, waaronder talentacquisitie en personeelsplanning. Waar het uiteindelijk op neerkomt, is een werkcultuur waar betrokkenheid en groei centraal staan. Geholpen door een robuust en responsief HCM-programma, wordt het de plek waar iedereen wil werken.